【摘 要】推行辦公自動(dòng)化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。辦公自動(dòng)化對(duì)開展辦公室秘書工作無(wú)疑具有積極作用，但任何東西都是一把雙刃劍，在享受辦公自動(dòng)化為秘書工作帶來(lái)高效與便捷的同時(shí)，它的消極影響同樣值得我們反思，并找出相應(yīng)的解決策略。
【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；積極作用；消極影響；解決策略
中圖分類號(hào)：TP31 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-0278（2013）07-066-01
一、辦公自動(dòng)化概述
（一）辦公自動(dòng)化
辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱 OA）是一項(xiàng)綜合性技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)、通信和自動(dòng)控制等技術(shù)與設(shè)備，實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化?，F(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是由計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)和自動(dòng)化辦公設(shè)備以及相應(yīng)的軟件所組成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。
（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能
1.文字處理。2.數(shù)據(jù)處理。3.資料處理。4.行政事務(wù)處理。5.網(wǎng)絡(luò)通信。6.其他，如信息管理、輔助決策、專家系統(tǒng)等功能。
二、辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代文秘工作產(chǎn)生的積極作用
（一）有利于提高現(xiàn)代文秘辦理公文的效率
傳遞、辦理公文是文秘的常規(guī)工作。應(yīng)用辦公自動(dòng)化后，辦公室秘書人員可以在第一時(shí)間將收到的文件掃描，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分別或同時(shí)發(fā)送給不同的領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地對(duì)文件進(jìn)行瀏覽、批示，即使領(lǐng)導(dǎo)在外出差、開會(huì)，也能充分利用網(wǎng)絡(luò)處理各種大小事務(wù)，不會(huì)影響工作進(jìn)展，極大地提高了工作效率。
（二）方便文件歸檔、查閱，信息資源共享更為便捷
秘書在工作中經(jīng)常需要查閱大量文件資料，有時(shí)甚至需要看多年前的文件。傳統(tǒng)的方式基本是將資料以紙質(zhì)檔案的形式存儲(chǔ)，秘書人員每次查閱都要花費(fèi)大量時(shí)間去查找翻閱所需文件。應(yīng)用辦公自動(dòng)化后，除了紙質(zhì)存檔之外，秘書人員也可以直接在計(jì)算機(jī)上對(duì)文件進(jìn)行電子歸檔，方便自己以及其他秘書人員日后查閱，提高秘書人員的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)也使得信息資源共享更為便捷。
（三）有利于辦公室秘書人員之間的協(xié)同合作
辦公室工作涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，通常需要多個(gè)辦公室秘書之間相互協(xié)作才能完成。比如緊急通知或文件，需要多個(gè)秘書人員共同處理，傳統(tǒng)的辦公模式效率太低，浪費(fèi)的時(shí)間也比較多。應(yīng)用辦公自動(dòng)化后，可以直接在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上進(jìn)行文件的群發(fā)和共享，以最快的時(shí)間內(nèi)傳遞到相關(guān)部門和人員，為秘書工作的及時(shí)性提供有力保證。
三、辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代文秘工作產(chǎn)生的消極影響
（一）工作的保密性難度加大
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)共享。而共享度越高，保密工作就越做。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，各種先進(jìn)技術(shù)加入到現(xiàn)代竊密活動(dòng)中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)保密技術(shù)防范工作稍微不到位，就可能造成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。此外，文秘工作上的疏忽也可能造成泄密，如用存儲(chǔ)介質(zhì)，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計(jì)算機(jī)報(bào)修、報(bào)廢時(shí)硬盤中含有數(shù)據(jù)和信息，這些如沒(méi)有妥善處理，就會(huì)造成泄密。
（二）過(guò)分依賴辦公自動(dòng)化容易使文秘工作陷入被動(dòng)狀態(tài)
辦公自動(dòng)化的應(yīng)用使文秘工作越來(lái)越離不開計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，如果平時(shí)沒(méi)有養(yǎng)成備份文件資料的良好習(xí)慣，計(jì)算機(jī)一旦發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，或者是遇到停電、計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障等，將會(huì)嚴(yán)重影響正常工作的開展。此外，許多資料可以從網(wǎng)絡(luò)輕松下載、拷貝，會(huì)誘導(dǎo)文秘人員養(yǎng)成惰性，這不但降低秘書工作的積極性和主動(dòng)性，也會(huì)使自身的創(chuàng)造性思維得不到良好的發(fā)展，也不利于自身發(fā)展。
（三）辦公自動(dòng)化對(duì)文秘人員的身體健康帶來(lái)危害
辦公自動(dòng)化是借助計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等自動(dòng)化辦公設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)的。這些先進(jìn)的辦公設(shè)備雖然操作便捷，效率高，但是給文秘帶來(lái)的負(fù)面影響也是不容忽視的，這些設(shè)備往往輻射性強(qiáng)，長(zhǎng)時(shí)間接觸會(huì)導(dǎo)致各種疾病，造成身體上的危害。同時(shí)，辦公室文秘因工作的特殊性會(huì)長(zhǎng)時(shí)間保持坐姿，也難免會(huì)產(chǎn)生頸椎病等職業(yè)病，對(duì)身體健康帶來(lái)危害。
四、解決策略
（一）做好保密工作，維護(hù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全
維護(hù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全是文秘的責(zé)任，文秘資料員要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全技術(shù)方面的工作，在計(jì)算機(jī)上安裝殺毒軟件并及時(shí)更新病毒庫(kù)，建立安全預(yù)警機(jī)制，減少網(wǎng)絡(luò)入侵的威脅；在數(shù)據(jù)庫(kù)、物理設(shè)備、服務(wù)器的數(shù)據(jù)上采取必要的保護(hù)措施。此外，文秘資料員要及時(shí)了解辦公自動(dòng)化設(shè)備方面竊密與反竊密的情況，增強(qiáng)保密意識(shí)，積極參加有關(guān)保密技能的教育培訓(xùn)活動(dòng)，熟練掌握、運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備，提高做好辦公自動(dòng)化中保密工作的自覺(jué)性和技術(shù)水平，防止泄密事件的發(fā)生。
（二）合理應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，避免過(guò)分依賴
文秘人員要轉(zhuǎn)變觀念，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，不斷提高辦公自動(dòng)化操作水平，以適應(yīng)新時(shí)期辦公自動(dòng)化的要求。同時(shí)，文秘人員要合理應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，避免過(guò)分依賴。文秘資料員要養(yǎng)成務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，掌握第一手材料，把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動(dòng)化手段相結(jié)合，真正提高工作效率。
（三）加強(qiáng)體育鍛煉，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣
體育鍛煉對(duì)身體健康的重要性我們不言而喻，加強(qiáng)體育鍛煉不僅有助于我們形成強(qiáng)健的體格，讓我們有更充沛的精力投入到辦公室的文秘工作中，還有助于我們緩解工作壓力，將樂(lè)觀積極的工作態(tài)度帶到辦公室中。文秘人員可以充分利用倒茶的幾分鐘舒展自己的身體，避免長(zhǎng)時(shí)間端坐，也可以利用上下班的時(shí)間，盡量爬樓梯，不乘坐電梯，達(dá)到鍛煉的目的，總之，方法很多，關(guān)鍵是要有鍛煉的意識(shí)。
（四）強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提升自身能力
辦公自動(dòng)化是一個(gè)高效的人機(jī)交互系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)中，具有現(xiàn)代思想和技能的人始終是活動(dòng)的主體。作為秘書工作人員，不僅要積極參加辦公自動(dòng)化方面的培訓(xùn)，掌握一定的計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)。還要學(xué)習(xí)秘書工作的業(yè)務(wù)知識(shí)在實(shí)際工作中加以運(yùn)用，更要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化理論學(xué)習(xí)，接觸盡可能多的新技術(shù)，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。秘書工作錯(cuò)綜復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段，尤其要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動(dòng)化軟件 （如 Word、Excel等），以適應(yīng)新環(huán)境對(duì)高校秘書的新要求，充分發(fā)揮文秘職能。
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