企業(yè)文化管理方案篇1
【關(guān)鍵詞】信息；檔案管理；中小企業(yè)
我國近年市場化經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，大批的中小型企業(yè)如雨后春筍不斷涌現(xiàn)，這些企業(yè)規(guī)模不大，人數(shù)不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎(chǔ)上演變和發(fā)展起來的企業(yè)，另一部分是從新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展起來的具有現(xiàn)代化和國際化特征的企業(yè)，如高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)。對于從手工作坊演變過來的企業(yè)，一般最初的組織領(lǐng)導(dǎo)者文化水平較低，沒有明確的管理存檔意識，更沒有常設(shè)的檔案管理機(jī)構(gòu)。對于新興的中小企業(yè)，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開始注重檔案管理建設(shè)，但由于檔案管理人員、技術(shù)和制度的嚴(yán)重缺乏，許多中小企業(yè)面臨檔案管理明顯落后?？傮w來看，中小企業(yè)普遍存在檔案管理不善的問題，有些雖然意識到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，甚至成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸。本研究系統(tǒng)分析了中小企業(yè)檔案管理的特性和存在的明顯問題，提出了如何在信息時代進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的思路，為促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化、國際化和長遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。
一、中小型企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)
我國雖然很早就有檔案管理的概念和實(shí)踐活動，但由于管理總體落后的基本國情，檔案管理很難在中小企業(yè)中得到重視。一般中小型企業(yè)的發(fā)展早期很少注重檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，也舍不得投入大量資金進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，造成了其在發(fā)展過程中的一定階段具有的如下明顯特性：
1．檔案管理概念不清。由于對檔案管理的作用不明確，導(dǎo)致對檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業(yè)的負(fù)責(zé)人對檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實(shí)際上，現(xiàn)代企業(yè)的檔案發(fā)展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案等。實(shí)際情況是大多數(shù)中小企業(yè)的檔案內(nèi)容中，距今越遠(yuǎn)、案卷越薄、內(nèi)容越少，有些內(nèi)容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。
2．不重視文秘人員的重要性和規(guī)范檔案管理的作用。中小企業(yè)發(fā)展初期通常存在人員流動性大，管理干部不穩(wěn)定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒有延續(xù)性；同時文秘人員的水平不一有的甚至沒有專業(yè)的文秘訓(xùn)練，對文件價值的認(rèn)識不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來的材料就更少了。同時導(dǎo)致僅存的文件中不規(guī)范。如會議記錄的格式不一致，內(nèi)容不全，日期不明等，有些文件編號也不系統(tǒng)，甚至無編號、批示及處理結(jié)果。企業(yè)沒有檔案管理，如同沒有企業(yè)歷史，更無從談起企業(yè)文化和企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)發(fā)展的歷史記錄不全，如廠區(qū)舊址無照片；老產(chǎn)品無照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補(bǔ)救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。
3．沒有獨(dú)立的文秘檔案辦公機(jī)構(gòu)。中小企業(yè)的廠長辦公室是廠長管理的龍頭，通常以廠長辦公室為核心附設(shè)檔案管理辦公室。廠長辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關(guān)文件內(nèi)容具有權(quán)威性和最終決定性。廠長辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實(shí)記錄最多，廠領(lǐng)導(dǎo)一般都將重要文件交文書保存，所以廠辦往往存有當(dāng)年各類現(xiàn)行文書，如各類上級文件、批復(fù)，行政會議記錄；制定的各項(xiàng)規(guī)章制度的原稿、打印稿；外事活動記錄；民事糾紛調(diào)解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營業(yè)執(zhí)照副本、各類獲獎證書獎杯獎牌等等。但是，由于缺乏系統(tǒng)的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業(yè)往來，客戶資料、市場信息等重要的關(guān)系企業(yè)發(fā)展的檔案沒有統(tǒng)一和有效的管理。
二、中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
1．檔案管理滯后。企業(yè)發(fā)展的早期，中小企業(yè)的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業(yè)文件。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高節(jié)奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經(jīng)大大落后于企業(yè)的發(fā)展，并制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)的高層管理人員應(yīng)該意識到檔案管理不僅要為企業(yè)保存有價值的各種的原始記錄以供查考利用，同時應(yīng)重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展決策。例如通過檔案管理，找出工作中的不足，加強(qiáng)信息利用，以避免企業(yè)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。對過去的工作進(jìn)行分析總結(jié)，努力降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)品牌和知名度，為企業(yè)規(guī)?；l(fā)展和市場產(chǎn)品占領(lǐng)率的提高做出貢獻(xiàn)。
2．檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平低下。中小企業(yè)檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個獨(dú)立的管理部門，檔案人員不應(yīng)滿足于上崗培訓(xùn)的最低標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)全面掌握檔案管理的理論知識和實(shí)際操作能力，熱愛檔案管理工作，能夠適應(yīng)時代的發(fā)展和利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質(zhì)和實(shí)際管理水平。
3．檔案管理服務(wù)功能缺失。檔案是一個龐大的信息庫，如果能夠?qū)⑾嚓P(guān)有用信息服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，將能夠發(fā)揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊的文件和卷宗，沒有進(jìn)行技術(shù)機(jī)數(shù)據(jù)庫信息化管理，或者比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來的發(fā)展要求檔案管理人員把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，能夠提供充分的已有的信息為企業(yè)相關(guān)人員提供參考，發(fā)揮檔案的信息作用和價值，為企業(yè)發(fā)展提供便利條件。另一方面，通過檔案管理發(fā)現(xiàn)問題，變被動為主動服務(wù)。例如，通過綜合國內(nèi)外新技術(shù)資料和發(fā)展?fàn)顩r，了解本行業(yè)最新市場動態(tài)等。
4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業(yè)的安全，如新的設(shè)計(jì)技術(shù)，企業(yè)的合同，規(guī)劃等資料是企業(yè)發(fā)展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責(zé)。要從人員、制度、設(shè)施、和信息保護(hù)技術(shù)等各個方面最大限度地延長檔案壽命，保證檔案實(shí)體和檔案信息的安全。
三、企業(yè)檔案信息化檔案管理的發(fā)展過程及途徑
企業(yè)檔案信息化已成為企業(yè)信息化的重要部分，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)也為檔案信息開發(fā)提供了技術(shù)支持。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展。企業(yè)檔案部門要抓住企業(yè)信息化建設(shè)的機(jī)遇，根據(jù)檔案管理的要求，對企業(yè)信息化規(guī)劃和建設(shè)提出檔案管理需求。從中小企業(yè)檔案管理的發(fā)展來看，必須遵循如下發(fā)展途徑。
（一）不斷創(chuàng)新檔案管理，提高信息服務(wù)質(zhì)量
檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發(fā)展，也為檔案信息資源的開發(fā)利用提出了挑戰(zhàn)。如何有效利用檔案資源是一項(xiàng)長期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務(wù)。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為企業(yè)服務(wù)，充分體現(xiàn)其作用和價值。企業(yè)檔案部門要把握企業(yè)信息化帶來的企業(yè)管理的新思想、新模式，樹立創(chuàng)新愈識，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新和管理方法創(chuàng)新。此外，在服務(wù)方法上要逐步實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，采用以數(shù)據(jù)庫為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息利用技術(shù)形成高效的網(wǎng)絡(luò)查詢和信息更新模式。
（二）規(guī)范企業(yè)信息的數(shù)據(jù)庫管理，實(shí)現(xiàn)信息共享
數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心，用數(shù)據(jù)庫技術(shù)組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲于計(jì)算機(jī)中。數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了效率。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息化。同時企業(yè)檔案信息化建設(shè)要認(rèn)真執(zhí)行國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的信息采集、交換標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)數(shù)據(jù)的一致性、安全性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的作用?，F(xiàn)代企業(yè)可通過建立檔案網(wǎng)頁，開展電子文件的自動上傳收集和在線服務(wù)。隨著企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。同時建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，使檔案部門與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。
（三）健全檔案管理制度，加強(qiáng)信息安全
信息化環(huán)境下，企業(yè)必須通過技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方式，改變傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理模式，建立科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)管理體制和檔案管理制度。通過建立和健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理例度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下有序地發(fā)展。規(guī)范檔案管理、企業(yè)信息化也是建設(shè)科學(xué)、規(guī)范和嚴(yán)格的企業(yè)基礎(chǔ)管理的過程。因此，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極參與國際質(zhì)量認(rèn)證體系的達(dá)標(biāo)活動，實(shí)現(xiàn)對文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理。同時加強(qiáng)對電子文件形成、存儲、傳輸、利用等各個環(huán)節(jié)以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲介質(zhì)等各個方面的保密防范，嚴(yán)防電子文件被竊密。加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部管理，層層落實(shí)檔案安全責(zé)任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發(fā)生后可以進(jìn)行追溯性檢查甚至追回檔案。
（四）強(qiáng)化檔案人員的素質(zhì)和管理水平
隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質(zhì)，掌握熟練計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的專業(yè)技術(shù)，不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時，重視檔案人員的繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學(xué)技術(shù)知識，讓檔案工作者具有現(xiàn)代化的發(fā)展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續(xù)發(fā)展的需要。
綜上所述，中小企業(yè)檔案部門應(yīng)樹立全新的檔案管理工作理念，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的管理開發(fā)和利用，不斷加強(qiáng)提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，才能應(yīng)對信息化給企業(yè)檔案管理帶來的巨大變革。
參 考 文 獻(xiàn)
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企業(yè)文化管理方案篇2
摘要：本文論述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性，指出信息化建設(shè)過程存在的問題，提出當(dāng)前實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的有效途徑。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案信息化
企業(yè)檔案信息化就是利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的存儲、管理和利用，提高企業(yè)檔案管理效率和信息的利用率，為企業(yè)發(fā)展提供方便、快捷的信息支撐，實(shí)現(xiàn)最大的經(jīng)濟(jì)效益。
一、 企業(yè)檔案信息化的必要性
1. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)文檔一體化辦公趨勢加強(qiáng)的重要選擇。隨著電子文件的出現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文檔一體化已成為企業(yè)檔案信息化發(fā)展方向，它使檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、文書處理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫銜接和高效管理，提高工作效率，降低企業(yè)成本。但是，我國企業(yè)檔案信息化程度較低，檔案工作在實(shí)現(xiàn)與企業(yè)生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接方面仍存在重重困難，因此，在企業(yè)文檔一體化趨勢不斷加強(qiáng)的情況下，加快檔案信息化建設(shè)將成為企業(yè)追求發(fā)展的重要選擇。
2. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是增強(qiáng)企業(yè)市場競爭的重要途徑。信息時代的到來為企業(yè)帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)，每個企業(yè)都希望在第一時間了解和掌握重要的市場信息，以及自身的優(yōu)勢與劣勢。市場信息的時效性、準(zhǔn)確性、全面性要求企業(yè)具有強(qiáng)大的能夠?qū)ν獠肯嚓P(guān)信息進(jìn)行收集、存儲的數(shù)據(jù)庫，了解自身相關(guān)的優(yōu)勢與劣勢要求企業(yè)具有完善的檔案管理系統(tǒng)，及時收集歸檔企業(yè)所有檔案信息，并對所有信息進(jìn)行全面分析、比較分析，從而在最短的時間內(nèi)得出科學(xué)準(zhǔn)確的結(jié)果，為企業(yè)決策提供充分的依據(jù)。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是增強(qiáng)企業(yè)市場競爭的重要途徑。
二、 企業(yè)檔案信息化存在的問題
1. 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一。多數(shù)大中型企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范存在差異，企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部各單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范也未統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)格式、著錄信息的內(nèi)容不同，就會造成數(shù)據(jù)錯誤、數(shù)據(jù)丟失。在信息化建設(shè)過程中，不僅需要對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行更改與遷移，也需要對正在形成的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理，因此，在短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一成為檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的內(nèi)在要求。
2. 企業(yè)的檔案觀念落后于檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求。目前，企業(yè)檔案管理人員仍堅(jiān)持僅提供檔案查詢利用服務(wù)，很少考慮積極為企業(yè)發(fā)展，為社會提供信息查詢的問題，“多一事不如少一事”的思想束縛了企業(yè)檔案管理工作的深入發(fā)展。檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)的檔案人員，需要先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，但處于企業(yè)管理邊緣化的檔案管理工作未能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，這讓檔案管理人員缺少積極服務(wù)，加快檔案信息化建設(shè)的勇氣與信心。
3. 企業(yè)管理流程未涉及檔案管理流程成為檔案信息化建設(shè)的主要障礙。很多企業(yè)的管理流程大多只是業(yè)務(wù)管理、經(jīng)營管理流程，整個管理流程未涉及檔案管理流程，因此，檔案管理只能依靠檔案室人員的努力，進(jìn)行簡單的字段信息著錄，檔案管理系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)與整個企業(yè)管理系統(tǒng)的集成，成為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要障礙。
三、 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑
1. 制定檔案信息化建設(shè)的制度與方案，加強(qiáng)質(zhì)量控制。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就無法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合與共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)。因此，企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)之初，就應(yīng)制定檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等制度，從根本上解決檔案數(shù)字化、信息化問題。依據(jù)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度，制定檔案信息化建設(shè)方案。檔案信息化建設(shè)方案的制定有利于企業(yè)從宏觀與微觀兩個方面全面的考慮檔案信息化建設(shè)的意義與措施，從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
2. 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，培養(yǎng)積極服務(wù)企業(yè)和社會的思想。首先，要樹立開放意識和服務(wù)意識，變被動服務(wù)為“面向社會，多方聯(lián)系，圍繞企業(yè)中心工作”的主動服務(wù)思想，只有這樣，才能使檔案工作不再局限于提供簡單的檔案查詢利用服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源深層次挖掘。為此，企業(yè)檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，充分認(rèn)識到檔案及其信息化的重要性，將檔案信息化工作作為一項(xiàng)重要的戰(zhàn)略工作，加大對檔案信息化建設(shè)的投入，通過多種途徑實(shí)現(xiàn)檔案信息化，加快檔案信息化建設(shè)，以更有效地利用檔案資源為企業(yè)、社會提供多元化的信息服務(wù)。
3. 培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才。培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的堅(jiān)強(qiáng)支柱。檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要檔案人員提出需求分析、模塊設(shè)計(jì)等要求，檔案信息化建設(shè)需要檔案人員的專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)雙方的有效溝通與合作，共同建設(shè)一個符合企業(yè)發(fā)展和檔案管理的檔案信息系統(tǒng)。
4. 提升企業(yè)管理。通過流程再造提升企業(yè)管理，是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的基礎(chǔ)條件。面向信息化時代，企業(yè)應(yīng)從自身的主要業(yè)務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)出發(fā)，認(rèn)真梳理企業(yè)各項(xiàng)流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)銜接，使文件通過檔案人員審核合格后，直接歸檔，為檔案信息化建設(shè)奠定資源基礎(chǔ)。某企業(yè)檔案館檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了各業(yè)務(wù)部門形成的文件在辦理結(jié)束之后，通過文件管理系統(tǒng)直接歸入檔案管理系統(tǒng)的整編庫，檔案管理人員通過對整編庫的待歸檔檔案進(jìn)行審核，將各項(xiàng)信息填寫合格的文件歸入檔案數(shù)據(jù)庫，未合格的文件則返退給業(yè)務(wù)部門，再由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。從而，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有效銜接，實(shí)現(xiàn)了文件的隨辦隨歸，能夠及時的確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性、完整性。
5. 實(shí)現(xiàn)資源整合。收集社會關(guān)于本企業(yè)、本行業(yè)的相關(guān)政策、制度、發(fā)展情況等信息，以豐富檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源整合，是更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的重要信息基礎(chǔ)。某企業(yè)檔案館根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)、行業(yè)特點(diǎn)收集了相關(guān)政策、制度，在檔案管理系統(tǒng)中建立了政策制度模塊，以供專業(yè)人士查詢利用。同時，為豐富館藏資源，除了管理本企業(yè)形成的所有檔案外，還收集存儲了國內(nèi)外重大報(bào)刊、媒體對本企業(yè)的報(bào)道，為企業(yè)發(fā)展奠定了豐富的信息資源基礎(chǔ)。（作者單位：國家電網(wǎng)公司檔案館）
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企業(yè)文化管理方案篇3
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；管理方案
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202
0 引言
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率[1]。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性，就會導(dǎo)致對檔案管理意識不強(qiáng)、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不潁難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)[2]。
2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率[3]。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴(yán)格按照步驟進(jìn)行。例如在企業(yè)的文書管理中，需要根據(jù)文件內(nèi)容和問題進(jìn)行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復(fù)、信函、決定、會議記錄等?？梢詫Y料的保管期限進(jìn)行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過程中對資料進(jìn)行查找利用。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[4]。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。
3 結(jié)語
企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容，在新時期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下，需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神，善于利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，提高網(wǎng)絡(luò)信息使用水平，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。檔案資料保管是一項(xiàng)專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?，需要通過不斷的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。
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企業(yè)文化管理方案篇4
關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)化 科學(xué)化 企業(yè)管理 檔案
一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)
在市場經(jīng)濟(jì)多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業(yè)的發(fā)展越來越重要。企業(yè)檔案不但要記錄歷史，還要服務(wù)現(xiàn)實(shí)，企業(yè)檔案已出現(xiàn)數(shù)字化管理新模式。借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或?yàn)g覽。當(dāng)前進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，企業(yè)檔案工作備受冷落，大多只是實(shí)現(xiàn)了簡單的檔案信息目錄網(wǎng)上檢索，傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)真正的檔案信息化，只有轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，認(rèn)識進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。
企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)地位低下。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不足，重視支持不夠： 許多國有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)與人員被大幅裁減，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機(jī)構(gòu)往往成為被首先、重點(diǎn)清理的對象。檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門工作人員，檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系中地位下降，嚴(yán)重挫傷了檔案人員的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業(yè)檔案工作的開展。
企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展。企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展，許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對新出現(xiàn)的電子文件，采取回避措施，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式卻難以適應(yīng)信息化發(fā)展，固守傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，導(dǎo)致電子文件、檔案沒有實(shí)施管理或管理不當(dāng)。
企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。伴隨著大規(guī)模是企業(yè)重組和企業(yè)合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機(jī)構(gòu)成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機(jī)構(gòu)來集中統(tǒng)一的管理本業(yè)的檔案，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明確，導(dǎo)致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業(yè)中由于管理不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案材料被盜，如果企業(yè)檔案部門不進(jìn)行根本性的變革，企業(yè)“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。
二、知識管理與企業(yè)檔案管理
知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標(biāo)是運(yùn)用知識。知識管理是為了有效地提高企業(yè)的競爭力，而綜合企業(yè)內(nèi)部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用，并通過建立知識共享機(jī)制，鼓勵知識創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識的增值；利用企業(yè)所蘊(yùn)含的集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)造能力。在知識管理經(jīng)營管理模式下，增強(qiáng)企業(yè)組織對環(huán)境的適應(yīng)能力，企業(yè)的發(fā)展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當(dāng)今企業(yè)具有舉足輕重的作用，知識管理有了強(qiáng)大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。知識管理思想的內(nèi)涵，可以概括為知識管理是對企業(yè)產(chǎn)生的知識進(jìn)行管理通過獲取、存儲、學(xué)習(xí)、傳播、共享，運(yùn)用這些知識服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經(jīng)濟(jì)社會中，知識管理將為企業(yè)創(chuàng)新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運(yùn)用企業(yè)的知識，實(shí)現(xiàn)將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業(yè)經(jīng)主要依靠知識來贏得競爭的優(yōu)勢，最終實(shí)現(xiàn)成本最小，而收益最大。
企業(yè)檔案在知識管理中的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)活動的忠實(shí)記錄，企業(yè)的隱性知識占據(jù)了企業(yè)知識資源的主體，企業(yè)檔案忠實(shí)的記載了企業(yè)員工在從事生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動過程中的情況，隱性知識是企業(yè)知識資源的核心組成部分，而企業(yè)檔案就認(rèn)識、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，積累了大量的企業(yè)顯性知識；企業(yè)檔案有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實(shí)現(xiàn)的。有知識為人們所運(yùn)用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進(jìn)行知識的使用和交流。知識應(yīng)用范圍擴(kuò)大，價值實(shí)現(xiàn)也擴(kuò)大了企業(yè)檔案幫助保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)；企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新活動的時候的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是在市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的必然產(chǎn)物，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產(chǎn)權(quán)的所有者，當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，企業(yè)檔案可以有效地保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案可以提供尋找相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业木€索，企業(yè)檔案為企業(yè)員工培訓(xùn)提供教材，當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)龐大、員工人數(shù)眾多時，知識管理系統(tǒng)記錄了與企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容，企業(yè)外部知識培訓(xùn)使企業(yè)員工能迅速融入本企業(yè)，學(xué)習(xí)并遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制；企業(yè)檔案反映企業(yè)文化，企業(yè)檔案形成和產(chǎn)生于企業(yè)家和企業(yè)員工各種企業(yè)活動過程中，知識管理不僅是一項(xiàng)重要的管理活動，更是一種管理理念，企業(yè)檔案不僅具備知識特征，還是企業(yè)一種重要的知識資源，已成為許多企業(yè)戰(zhàn)略行為和價值觀的一部分。
知識管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向，知識管理是知識經(jīng)濟(jì)時代的要求，知識管理順應(yīng)了知識經(jīng)濟(jì)時代的要求，知識管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。在整個社會生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識產(chǎn)品的生產(chǎn)居于主導(dǎo)地位，作為知識經(jīng)濟(jì)時代的管理模式，其對企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的意義有： 知識管理的根本目是實(shí)現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，知識管理的出發(fā)點(diǎn)是知識是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新。它可以促使人們重新認(rèn)識企業(yè)檔案的價值，促使人們重新視定義企業(yè)檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法。以知識管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作方式走出來，通過挖掘企業(yè)檔案的知識價值，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，為企業(yè)創(chuàng)造價值，提升企業(yè)核心競爭力。
知識管理對企業(yè)檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能，強(qiáng)化對檔案知識的開發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產(chǎn)生和控制過程中，完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，利用檔案館豐富的數(shù)字化資源，重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)與手段，文檔信息數(shù)字化工作是數(shù)字化檔案館建設(shè)的另一主要內(nèi)容；知識管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)，對檔案管理來說，更依靠上數(shù)據(jù)，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，檔案信息化離不開企業(yè)信息化，對檔案信息資源的深入開發(fā)，必須建立健全適應(yīng)信息化要求的電子文件形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，納入企業(yè)整體信息化建設(shè)之中；知識管理要求檔案知識實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識智能化服務(wù)，可以通過企業(yè)知識庫的構(gòu)建、知識導(dǎo)航的提供、知識的咨詢等手段來實(shí)現(xiàn)；知識管理要求檔案工作者提高素質(zhì)，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質(zhì)，檔案知識管理的關(guān)鍵因素是人才，掌握現(xiàn)代企業(yè)管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。
三、知識管理背景下構(gòu)建企業(yè)檔案管理模式
面對機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有主動去適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、積極為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，發(fā)揮檔案工作在知識經(jīng)濟(jì)時代應(yīng)有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規(guī)律，因此企業(yè)檔案實(shí)施知識管理是自身的要求；企業(yè)檔案實(shí)施知識管理是現(xiàn)實(shí)的要求，通過大家參與達(dá)成共識的知識資源優(yōu)化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實(shí)際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進(jìn)行處理的錯誤方式；企業(yè)檔案實(shí)施知識管理是提高企業(yè)競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規(guī)范化、統(tǒng)一化、創(chuàng)新化。
構(gòu)建檔案知識資源管理模式的目標(biāo)。管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標(biāo)是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設(shè)計(jì)、設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)模板；實(shí)現(xiàn)知識資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策，要充分了解分析領(lǐng)導(dǎo)或管理決策的事項(xiàng)及過程，設(shè)計(jì)、設(shè)立訂閱機(jī)制，委托專業(yè)人員或?qū)＜沂占R或信息資料；知識資源及時支持員工學(xué)習(xí)。構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識資源庫，配備相關(guān)知識的文件類到關(guān)聯(lián)知識庫中，設(shè)立員工自學(xué)考試內(nèi)容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項(xiàng)業(yè)務(wù)、事務(wù)工作，內(nèi)容及過程，按業(yè)務(wù)、事務(wù)過程環(huán)節(jié)及環(huán)節(jié)內(nèi)作業(yè)程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機(jī)構(gòu)。檔案知識資源管理依托網(wǎng)絡(luò)，用信息來實(shí)現(xiàn)，在應(yīng)用系統(tǒng)中對知識資源分層級設(shè)立安全訪問權(quán)限。
檔案知識資源管理模式構(gòu)建方案包括檔案知識資源應(yīng)用功能系統(tǒng)、資源庫委托收集、整理系統(tǒng)、資源庫委托收集整理系統(tǒng)、知識資源庫管理系統(tǒng)。知識資源管理組織建設(shè)方案其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計(jì)為知識資源管理團(tuán)隊(duì)和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進(jìn)和組織建設(shè)的要求。檔案知識資源管理方案實(shí)施步驟要開展進(jìn)行調(diào)查研究，它包括管理制度方面的調(diào)查研究、硬件方面的調(diào)查研究、技術(shù)方面的調(diào)查研究、人才方面的調(diào)查研究；制定實(shí)施目標(biāo)，明確實(shí)施要素，建立保障系統(tǒng)，實(shí)施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。
企業(yè)實(shí)施檔案知識資源管理的條件。企業(yè)實(shí)施檔案知識資源管理的條件，一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的前提。技術(shù)是檔案知識資源管理順利進(jìn)行的保證，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況是關(guān)系著檔案知識管理信息能否在網(wǎng)絡(luò)上的關(guān)鍵。檔案知識資源管理是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進(jìn)行得關(guān)鍵因素，此人才問題關(guān)系到檔案知識資源管理的成敗。
因此要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方法，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，統(tǒng)籌協(xié)作，共同促進(jìn)檔案知識資源管理的發(fā)展。
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企業(yè)文化管理方案篇5
[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；管理；思考
隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，大量新的投資主體和經(jīng)濟(jì)團(tuán)體應(yīng)運(yùn)而生，國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)社會事業(yè)中的作用越來越大，日益受到大家的關(guān)注。作為企業(yè)管理有機(jī)組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢和功能，為企業(yè)排憂解難、贏得未來，是每一個檔案工作者應(yīng)當(dāng)深思的問題。筆者結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際，就新時期檔案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面談點(diǎn)粗淺認(rèn)識。
一、強(qiáng)化責(zé)任意識，為企業(yè)決策提供服務(wù)
企業(yè)檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)各部門、各個層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業(yè)各類檔案，是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的一筆無形資產(chǎn)，是企業(yè)重要的信息和動力之源，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的歷史依據(jù)。它的開發(fā)利用及安全保密對企業(yè)興衰成敗有著不可估量的意義，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確、迅速的決策及企業(yè)的生存發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。入世后的今天，中國向世界敞開胸懷，面對國內(nèi)市場國際化和全球經(jīng)濟(jì)一體化的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作者應(yīng)把開發(fā)利用檔案信息資源作為工作的重點(diǎn)。通過對檔案信息資料的整理、研究、發(fā)掘、提煉和精選，把那些具有深層開發(fā)價值的信息資料，及時提供給利用者(企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理者、科技人員)，使他們從檔案信息中獲得啟迪，拓寬發(fā)展企業(yè)的新思路，研制和開發(fā)新產(chǎn)品，發(fā)展新技術(shù)，從而使檔案死資料活起來，把檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為推進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長發(fā)揮其獨(dú)特功能。要讓檔案信息走出檔案室的小天地，投入為企業(yè)參政、辦事、服務(wù)的大環(huán)境中，做到既和隸屬辦公部門的整體工作接軌，又和企業(yè)的中心工作、重點(diǎn)工作同步，為企業(yè)形成新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)服務(wù)。如開展檔案展覽，編寫并分發(fā)企業(yè)大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、歷年經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、工程項(xiàng)目簡介、事故分析匯編等；又如，為黨代會、職代會等大型會議或各類慶典、重大禮儀活動以及領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場辦公、視察工作提供攝影、攝像、接待等服務(wù)。這樣，不僅可以給檔案員一個在公眾面前展現(xiàn)良好形象的平臺，引起領(lǐng)導(dǎo)和各部門對檔案工作的重視和支持，而且可以收集到許多有用的第一手材料，形成一個從收集到利用的良性循環(huán)。這些工作都要求檔案工作者要強(qiáng)化責(zé)任意識、前瞻意識，圍繞企業(yè)在一定階段的發(fā)展目標(biāo)、市場開拓、人才選用等決策的熱點(diǎn)、難點(diǎn)等問題，開展檔案信息開發(fā)利用工作。通過對重點(diǎn)檔案信息的采集、篩選、加工和編研，提供高質(zhì)量、智能型的檔案信息編研材料，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確、迅速決策提供咨詢和參考。
二、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)服務(wù)
眾所周知，企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)工作的伴生物，沒有它獨(dú)立的存在條件，因此，檔案工作在任何時候都難以成為企業(yè)第一緊要的工作。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要追求經(jīng)濟(jì)效益，就檔案抓檔案的老一套方法已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢的要求了。企業(yè)檔案工作要想朝著信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檢索智能化方向發(fā)展，必須搭乘企業(yè)中心工作、重點(diǎn)工作的“班車”。2002年，中央為了推動企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力，提出了大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，并提出了具體的工作目標(biāo)。這一目標(biāo)的提出，為企業(yè)檔案管理實(shí)踐迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)成為提高企業(yè)檔案管理水平的有效突破點(diǎn)，我們應(yīng)抓住這一契機(jī)，努力推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展。
首先，關(guān)注檔案工作在企業(yè)目標(biāo)管理工作中的作用，宣傳企業(yè)檔案的獨(dú)特作用。企業(yè)目標(biāo)管理具有集合量的特性，它是由內(nèi)部多個目標(biāo)構(gòu)成的體系，因此，注重提高管理整體績效，對實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)極其重要。檔案信息在實(shí)施企業(yè)目標(biāo)管理中，不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對比、協(xié)調(diào)等諸多功能。充分利用和發(fā)揮檔案獨(dú)有的優(yōu)勢和作用，既能保證計(jì)劃目標(biāo)與具體操作方案及其實(shí)施效果的一致，還能及時發(fā)現(xiàn)目標(biāo)的偏差，調(diào)整資源配置和行動部署，把走偏的管理活動導(dǎo)向正軌，從而達(dá)到提高管理整體績效的目的，促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。依此類推，對實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化、信息化，提供“一站式”服務(wù)的管理理念加以宣傳，以檔案在企業(yè)目標(biāo)管理工作中發(fā)揮的作用，同比檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中的重要性，將檔案信息化工作漸漸引入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。有了領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐會邁得更快，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化的集中管理與利用也指日可待。
其次，加強(qiáng)與文秘部門的緊密聯(lián)系。文秘工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，從系統(tǒng)工程和全面質(zhì)量管理的角度看，只有保證文秘工作各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量才能保證檔案質(zhì)量。當(dāng)前，文件的形成(外來文件的登記)、分發(fā)、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統(tǒng)。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個連續(xù)的過程。我們知道，現(xiàn)代辦公環(huán)境下的OA系統(tǒng)和CAD計(jì)算機(jī)輔助繪圖技術(shù)的應(yīng)用，不僅使紙質(zhì)文件數(shù)量激增，也產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件及電子檔案無論是在系統(tǒng)中運(yùn)行，還是記錄在磁性或光盤等載體上，都是數(shù)字化的信息形態(tài)，極易遭受非法的增刪改，管理人員無法從直觀上判斷其真?zhèn)?。而且在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)，除文件內(nèi)容不允許更改外，許多技術(shù)處理工作，都可在文件形成時一并完成，而且文件一經(jīng)形成，就可以進(jìn)行相應(yīng)的主題分析及著錄標(biāo)引等工作。辦公自動化使得文書處理工作與檔案工作的聯(lián)系更加緊密，難以區(qū)分。所以說，文書處理工作質(zhì)量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，我們必須攜手文秘部門對電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發(fā)利用等，實(shí)行全過程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續(xù)性。
再次，爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持，形成內(nèi)外互補(bǔ)的良性循環(huán)。如今，各種業(yè)務(wù)交流成為一種提高業(yè)務(wù)技能的重要形式，企業(yè)應(yīng)重視檔案業(yè)務(wù)交流工作，為檔案人員提供學(xué)習(xí)交流機(jī)會，為他們創(chuàng)造走出去引進(jìn)來的機(jī)會。2006年，筆者隨九江市檔案學(xué)會前往青島市檔案局學(xué)習(xí)，真是“不看不知道，一看嚇一跳”。青島市檔案館的建筑規(guī)模以及管理功能讓我們這些長期在企業(yè)工作的檔案工作者大開眼界，使我們知道了什么是“檔案事業(yè)”，知道了檔案工作大有可為，極大地增強(qiáng)了責(zé)任感。因此，企業(yè)今后應(yīng)撥出一定經(jīng)費(fèi)，有計(jì)劃地安排檔案人員外出學(xué)習(xí)，擴(kuò)大學(xué)習(xí)交流范圍，加強(qiáng)與外企的交流，借鑒他人的檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，豐富和發(fā)展自我。另外，應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，在堅(jiān)持文檔一體化原則的基礎(chǔ)上，把檔案信息化納入辦公自動化的總體布局，把電子文件歸檔和電子檔案管理作為檔案信息化工作的重點(diǎn)，推進(jìn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使國有企業(yè)之間、國有企業(yè)與外企之間的接觸更多、更便捷，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。轉(zhuǎn)三、提高素質(zhì)和增強(qiáng)應(yīng)變能力，改善服務(wù)質(zhì)量
檔案管理有特定的工作程序和科學(xué)的管理方式，有著自己的專業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。如果沒有相當(dāng)?shù)膶I(yè)素質(zhì)，就不可能勝任檔案工作。隨著加入WTO，特別是進(jìn)入“十一五”后，中外企業(yè)之間生產(chǎn)經(jīng)營接觸和往來交流活動日益頻繁，企業(yè)檔案中其他語言文字材料的檔案急劇增加，企業(yè)各類專業(yè)技術(shù)檔案也與日俱增。筆者所在的單位是供電企業(yè)，經(jīng)常要進(jìn)口大量的大型設(shè)備，其中的說明書等一些隨機(jī)文字材料都是外文。此外，隨著互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)管理和商務(wù)活動中的廣泛應(yīng)用，城市電網(wǎng)建設(shè)的持續(xù)高速發(fā)展，電力建設(shè)項(xiàng)目文件不僅在數(shù)量上有了大量增加，在技術(shù)手段上也發(fā)生了很大變化，傳統(tǒng)辦公環(huán)境中的一些行之有效的辦法、措施受到了前所未有的挑戰(zhàn)和沖擊。被視為公司業(yè)務(wù)記錄和憑證的核心信息資源的文件和檔案，都成了難以掌控的數(shù)碼形式，企業(yè)檔案管理面臨的困惑和難題越來越多。
面對日新月異的變化，原有的檔案管理中存在的弊端也日益顯現(xiàn)，亟待建立行之有效的管理模式來監(jiān)管企業(yè)檔案。檔案管理要現(xiàn)代化，首先，人要現(xiàn)代化。法國經(jīng)濟(jì)學(xué)家讓·莫內(nèi)說“現(xiàn)代化要先化人后化物”。筆者認(rèn)為：大型企業(yè)檔案部門應(yīng)建立復(fù)合型的人才結(jié)構(gòu)，通過對人員進(jìn)行優(yōu)化組合使之適應(yīng)新時期檔案工作，即以檔案專業(yè)人員為主，同時又有一定比例的計(jì)算機(jī)、文史知識、信息管理、經(jīng)營管理等專業(yè)人員。中小型企業(yè)也應(yīng)配備能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要的檔案人員，要求檔案工作者具備現(xiàn)代化檔案管理所需要的科學(xué)技術(shù)知識，具備合理的知識結(jié)構(gòu)和熟練的管理技能。而現(xiàn)實(shí)狀況則是：企業(yè)檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，工程技術(shù)人員比例極低，檔案部門中的檔案專業(yè)人員不懂計(jì)算機(jī)知識，而計(jì)算機(jī)工作人員又不懂檔案管理工作；有些企業(yè)在檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)的要求下，雖然為檔案部門配置了電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但是由于硬件落后，軟件通知性能差，尤其是缺乏適用軟件等原因，致使相當(dāng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)未能充分發(fā)揮作用，甚至有的處于閑置狀態(tài)，導(dǎo)致了極大的資源浪費(fèi)，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案工作的發(fā)展。由此可見，人是檔案工作的主體，提高企業(yè)檔案人員整體素質(zhì)，是檔案工作創(chuàng)新的先決條件。
在知識經(jīng)濟(jì)時代，一些檔案工作者確實(shí)感到了“本領(lǐng)恐慌”，如果不抓緊學(xué)習(xí)，就必然會退步落伍，甚至為時代所淘汰。為了對新時期企業(yè)檔案實(shí)施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認(rèn)識所管理的對象，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)應(yīng)變能力。不僅要精通檔案專業(yè)知識，而且還要學(xué)會一、兩門外語，熟悉計(jì)算機(jī)操作和掌握各類專業(yè)知識，只有這樣，才能取得對檔案工作的主動權(quán)和發(fā)言權(quán)，贏得領(lǐng)導(dǎo)信任。在加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識的基礎(chǔ)上，一方面要加強(qiáng)對那些不適應(yīng)新時期要求的工作進(jìn)行調(diào)查研究、認(rèn)真分析和科學(xué)預(yù)測，積極制定和采取相應(yīng)的措施；另一方面要針對那些棘手的難點(diǎn)問題，比如依法治檔問題、企業(yè)信息管理網(wǎng)絡(luò)和電子商務(wù)中形成的各種門類和載體文件的管理問題等，積極開展研究探索，進(jìn)行攻關(guān)，為新時期企業(yè)檔案的管理工作進(jìn)一步發(fā)展，提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐支持，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作新的跨越而努力。
根據(jù)企業(yè)檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，要想一步到位地改善人員結(jié)構(gòu)，有一定的難度?？刹扇《喾N形式，分階段地加以解決?？梢越Y(jié)合企業(yè)績效考核制度，將人員分為不同的職業(yè)級別進(jìn)行定崗定編，對于不適應(yīng)工作的人員進(jìn)行離崗培訓(xùn)，直至能適應(yīng)崗位要求時再上崗。具體可分為三級，最低一級是輔助專業(yè)人員，承擔(dān)檔案管理中最基礎(chǔ)的工作，比如：分類、立卷、編目等。在其之上一級的是專業(yè)人員，他們主要負(fù)責(zé)制定歸檔計(jì)劃和指導(dǎo)監(jiān)督檔案工作程序，還應(yīng)參與情報(bào)管理與研究活動，這一層次的人員，應(yīng)熟悉企業(yè)各項(xiàng)工作流程，根據(jù)工作進(jìn)展適時制定歸檔計(jì)劃并指導(dǎo)監(jiān)督歸檔工作。最高一級的專業(yè)人員則應(yīng)具有豐富的專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)和較深的理論基礎(chǔ)知識，不僅能承擔(dān)指導(dǎo)與監(jiān)督檔案管理各環(huán)節(jié)的工作，并且能負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外交流，開發(fā)檔案信息資源工作。他們應(yīng)全面了解、掌握企業(yè)檔案信息，結(jié)合企業(yè)發(fā)展變化不斷對檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)及理論分析，根據(jù)企業(yè)利用需求制定檔案信息開發(fā)課題，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)業(yè)內(nèi)人員進(jìn)行檔案信息開發(fā)，讓“死”檔案“活”起來，為企業(yè)決策和生產(chǎn)建設(shè)提供有價值的信息。
四、樹立檔案保密新理念，為企業(yè)安全服務(wù)
隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)和服務(wù)社會化的拓展，維護(hù)檔案安全的難度越來越大、任務(wù)越來越重。唯物辯證法告訴我們：任何事物都有它的兩面性。在信息社會，由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴技術(shù)多種化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜化。電子檔案在帶給我們比紙質(zhì)檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時，也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題，具有原始性、唯一性的核心信息資源的丟失和損毀，將給企業(yè)帶來難以估量的損失。反過來說，如果我們?nèi)匀谎匾u“開放危險”的傳統(tǒng)觀念來對待檔案利用工作，將大大制約檔案價值的發(fā)揮。隨著社會民主與法制的深入以及企業(yè)民主管理和企務(wù)公開的深化，企業(yè)員工乃至廣大群眾對企業(yè)檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡單地走入市場，企業(yè)檔案工作如何對待利用與保密的關(guān)系，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新形勢，這是檔案工作面臨的一個較為棘手的問題。
在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和開放檔案資料的過程中，基于全方位對外開放和領(lǐng)域點(diǎn)多、線長、面廣的特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，要繃緊保密這根弦。應(yīng)從對歷史負(fù)責(zé)、對黨和國家事業(yè)負(fù)責(zé)的高度來認(rèn)識和做好檔案安全保密工作，從建立制度、制定標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手，對企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理。對凝聚著企業(yè)集體智慧和心血的創(chuàng)造發(fā)明專利、科研成果、核心技術(shù)等無形資產(chǎn)的檔案，要切實(shí)做好保密和保護(hù)工作。要積極配合和協(xié)助企業(yè)的保密機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對電子文檔和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等現(xiàn)象，采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求有關(guān)的防范對策。制訂網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證，數(shù)據(jù)安全保證，操作安全保證，身份識別方法等相應(yīng)規(guī)則或采取必要措施，為企業(yè)保安全、促發(fā)展有效服務(wù)。
此外，長期以來，檔案由于重保管輕利用，忽視保密經(jīng)費(fèi)投入，不少企業(yè)檔案保密技術(shù)和裝備陳舊，落后于形勢發(fā)展需要，不適應(yīng)與國際接軌和網(wǎng)絡(luò)時代的要求，因此，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施勢在必行。企業(yè)要有計(jì)劃地逐年增加經(jīng)費(fèi)投入，配備確保檔案安全保管和科學(xué)保護(hù)的先進(jìn)設(shè)備，以及必要的實(shí)用技術(shù)，使檔案管理手段和方式適應(yīng)保密要求，滿足開發(fā)利用檔案信息資源工作的需要。要時刻把好每一個關(guān)口，消除每一個隱患，切實(shí)把保密工作要求落到實(shí)處。
企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，也是科技、文化、知識的積淀，它在企業(yè)管理中的作用是無可替代的?！笆晃濉睍r期，面對信息化時代帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作者必須跟上時代的節(jié)拍，在檔案管理實(shí)踐活動中，提高個人素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價值最大化。
參考文獻(xiàn)：
企業(yè)文化管理方案篇6
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化檔案管理 創(chuàng)新 作用 方法
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0229-01
現(xiàn)代社會各種經(jīng)營活動和知識都在不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，可以說是現(xiàn)代社會的進(jìn)步和發(fā)展都是源于改革和創(chuàng)新。近些年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化科學(xué)都在不斷的進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)為了適應(yīng)這些創(chuàng)新和發(fā)展，為了在競爭日益激烈的市場占據(jù)有利的位置，就要不斷加強(qiáng)企業(yè)的各種管理工作的建設(shè)和企業(yè)的經(jīng)營活動的控制，企業(yè)的檔案管理工作就是其中一種。為了加快企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)企業(yè)員工的工作效率和工作能力，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就要不斷引進(jìn)各種先進(jìn)的、有效的管理方法和系統(tǒng)，企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，是企業(yè)各種活動傳遞的有力媒介，因此，我們也要加強(qiáng)企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，提高企業(yè)的檔案管理水平和能力，提升企業(yè)各種活動的管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步。
1 現(xiàn)代化檔案管理工作創(chuàng)新的作用和意義
在現(xiàn)代化建設(shè)過程中，我們生活中的方方面面都離不開創(chuàng)新與發(fā)展，企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作也不例外。
首先，根據(jù)時代的進(jìn)步和發(fā)展，我們要想企業(yè)能夠不落后于其他競爭對手、不落后于市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境，就必須要客觀地面對經(jīng)濟(jì)市場的各種變化和企業(yè)內(nèi)部制度的各種改革創(chuàng)新，檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部重要的管理工作之一，也要跟隨時代的潮流不斷創(chuàng)新，不斷進(jìn)步。也就是說企業(yè)的檔案管理工作的創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展和社會進(jìn)步的必然要求。
其次，國家的歷史和現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展告訴我們，一成不變只能帶來社會和國家的落后，要想國家和企業(yè)能夠繁榮富強(qiáng)，就要學(xué)會變。所謂變則通，通則達(dá)，就告訴了我們創(chuàng)新是發(fā)展的動力和源泉，因此，企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展也依賴于企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，通過對檔案管理工作的創(chuàng)新，能夠給企業(yè)的內(nèi)部管理和企業(yè)帶來發(fā)展的動力和生機(jī)，使得企業(yè)能夠蓬勃生長。
最后，檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，說明了其社會功能的改進(jìn)和提高，檔案管理工作水平的提高，也增加了人們對于社會各種資料和資源的開發(fā)和利用，大大節(jié)省了各種不可再生的資源、人力和財(cái)力，也大大方便了檔案管理工作人員的工作，加快了企業(yè)處理檔案信息的工作效率，提高了企業(yè)檔案管理能力和質(zhì)量。
2 現(xiàn)代化檔案管理工作存在的問題
所謂的檔案管理工作就是指對各種工作單位中的信息和檔案的處理及管理，包括對檔案質(zhì)量的錄入、辨別、收集、管理及保存等工作。我們目前檔案管理最常見的就是人事檔案的管理、單位數(shù)據(jù)信息的檔案管理以及一些歷史文件資料的管理。縱觀我國現(xiàn)在各種事業(yè)單位的檔案管理工作，我們發(fā)現(xiàn)了一些普遍問題。
2.1 檔案管理記錄不全
我們發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位的檔案管理人員對于一些檔案信息的記錄不重視，對于檔案信息的記錄也不仔細(xì)，也由于檔案記錄工作缺乏一定的監(jiān)督機(jī)制，使得檔案記錄工作人員對于信息的錄入和收集表現(xiàn)出來很明顯的懈怠，就會導(dǎo)致很多信息錄入不全，項(xiàng)目資料不完整，而那些疏忽的資料和信息有可能會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對一個項(xiàng)目的分析不準(zhǔn)，了解不到位，進(jìn)而影響公司的項(xiàng)目決策。
2.2 檔案管理人員缺乏專業(yè)性
很多企業(yè)的檔案管理人員的工作能力和專業(yè)水平表現(xiàn)出現(xiàn)很大的差別，一些專業(yè)水平高的檔案管理人員的企業(yè)和單位的檔案更清晰明了，各種信息收集也很齊全，公司的信息管理水平也比其他檔案管理人員水平低的企業(yè)要高很多。這就說明很多企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識不到位，檔案管理人員的培訓(xùn)工作沒做好，導(dǎo)致企業(yè)整個檔案管理綜合能力低下。
2.3 檔案管理體系雜亂
有些企業(yè)的一些檔案管理工作分配不合理，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)漏記、重記的現(xiàn)象，或者出現(xiàn)公司員工的各種檔案沒有及時更新、收集，這都說明企業(yè)的檔案管理體系的不健全，使得企業(yè)的檔案管理工作人員對自己任內(nèi)的工作沒有認(rèn)識清楚，浪費(fèi)了企業(yè)的資源，同時也降低了企業(yè)的工作水平和能力。
3 現(xiàn)代化檔案管理工作創(chuàng)新的方法和措施
針對上文提出的現(xiàn)代檔案管理問題，下面提出一些方法和措施來改進(jìn)并創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理。
3.1 檔案管理思想的創(chuàng)新
我們要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理意識和管理思想的創(chuàng)新。我們要建立一個現(xiàn)代化和信息化的檔案管理思想，改變企業(yè)檔案管理工作的輕忽狀態(tài)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新意識的建設(shè)，注重培養(yǎng)企業(yè)檔案管理人員的工作意識和創(chuàng)新意識，使得檔案信息的使用效益和經(jīng)濟(jì)效益得到提高與發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值。
3.2 檔案管理方式的創(chuàng)新
由于現(xiàn)在企業(yè)的檔案資料和信息的繁多和信息更新的迅速，使得檔案資料管理難度加大，這就要求我們要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量，因此我們要不斷對企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，在企業(yè)有限的資源下，不斷的優(yōu)化檔案信息的錄入、收集和管理方式，同時也要加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)代化設(shè)備和檔案管理軟件的更新。
3.3 檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)和創(chuàng)新
企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新就是企業(yè)檔案管理人才的創(chuàng)新，因此企業(yè)就要不斷的吸收創(chuàng)新型的優(yōu)秀檔案管理人才，同時要對企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)知識的普及和培訓(xùn)，推動企業(yè)優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)與建設(shè)，促使企業(yè)檔案管理水平的提高和發(fā)展，進(jìn)而提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量和企業(yè)的發(fā)展規(guī)模。
綜上所述，我們可以看出現(xiàn)代化檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著重要的作用和意義，因此我們要不斷加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，以提高企業(yè)的檔案管理能力，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
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企業(yè)文化管理方案篇7
[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案；資源共享；策略
[作者簡介] 秦美峰，東營職業(yè)學(xué)院辦公室檔案館員，碩士，研究方向：檔案學(xué)研究，山東 東營，257091
[中圖分類號] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1007-7723（2013）04-0038-0003
信息時代，企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要財(cái)富和資源，只有得到恰當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變，才能得到有效的利用，而這個有效的轉(zhuǎn)變渠道就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源共享。所謂企業(yè)檔案信息資源共享，就是企業(yè)構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代信息技術(shù)，把檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享，促進(jìn)企業(yè)更好地利用檔案信息。
一、企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息資源共享的現(xiàn)實(shí)困境
企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，就必須大力收集和開發(fā)檔案信息資源，利用檔案信息服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作，使企業(yè)檔案資源價值發(fā)揮最大化。但當(dāng)下要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享還存在很多現(xiàn)實(shí)困境，主要表現(xiàn)如下：
（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視制約了檔案資源共享
企業(yè)檔案能為企業(yè)提供信息，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。但是大多的企業(yè)并沒有認(rèn)識到檔案的重要作用，仍然重管輕用，更別說信息資源的開發(fā)和共享了。特別是很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淺薄，觀念落后，重視程度不夠，管理不科學(xué)，根本沒有檔案信息化建設(shè)的意識，造成設(shè)備落后、管理松散、檔案利用率低下，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案資源的開發(fā)和共享。
（二）企業(yè)檔案無法提供有效的服務(wù)
其一，企業(yè)檔案中大多都是文書檔案，其他檔案如影像、科技等類型檔案較少，真正能適合企業(yè)需求和能輔助決策的檔案信息偏少。并且這類企業(yè)檔案沒有代表性和針對性，不利于體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)文化特色和良好形象。因此，檔案信息資源很難為企業(yè)提供直接有效的服務(wù)。其二，很多企業(yè)對檔案編研缺乏正確認(rèn)識，或從不重視企業(yè)檔案編研，一些有價值的檔案資源沒有得到及時有效地開發(fā)，從而嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案資源共享的進(jìn)程。其三，隨著歷史的發(fā)展，企業(yè)的創(chuàng)建歷盡千辛萬苦，其檔案的形成也不是一蹴而就，案卷質(zhì)量也會存在一些問題，這也會不同程度地影響檔案資源的共享。因此，貧瘠的企業(yè)檔案信息資源，不但無法為企業(yè)提供有效的信息服務(wù)，而且還會對企業(yè)檔案信息資源共享產(chǎn)生不同程度的影響。
（三）傳統(tǒng)手工管理模式無法適應(yīng)資源共享需求
當(dāng)前很多企業(yè)仍然延用傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用紙簿式手工記錄方式來登記管理檔案，保存檔案運(yùn)用柜架式保存方式，這樣的傳統(tǒng)管理方式既不利于查閱利用，又浪費(fèi)庫房空間。只為保管而保管，存在盲目性，缺乏統(tǒng)一目標(biāo)。這種方式不僅無法實(shí)現(xiàn)資源共享，職工的檔案意識也難以調(diào)動。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源共享就必須進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)，借助于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，構(gòu)建企業(yè)檔案自動化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案整個生命周期的全程管理現(xiàn)代化，服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
（四）高素質(zhì)人才缺乏阻礙了檔案價值的發(fā)揮
多數(shù)企業(yè)都不太重視檔案管理工作，更不會配備高素質(zhì)檔案管理人員，檔案管理人員專業(yè)程度不夠，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案資源價值的體現(xiàn)。企業(yè)檔案的利用開發(fā)及價值的實(shí)現(xiàn)離不開檔案工作者，檔案工作者是實(shí)現(xiàn)資源價值的關(guān)鍵，然而多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏檔案意識，沒有賦予檔案館應(yīng)用的主動權(quán)，造成檔案館被動管理。另外，大多企業(yè)都以效益和職位高低作為薪水發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)，而檔案管理又不能直接創(chuàng)造效益，以至于企業(yè)檔案管理者收入極低，一直難以受到重視。因此，那些責(zé)任心強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)水平高的高素質(zhì)檔案管理人員往往會另謀高就，從而造成高素質(zhì)企業(yè)檔案管理人才缺乏，阻礙了檔案資源價值的發(fā)揮和信息共享。
二、現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的必要性
（一）共享助推企業(yè)信息化的實(shí)現(xiàn)
信息時代，各企業(yè)都面臨著檔案信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)和管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)再現(xiàn)，很多信息都具有重要的決策參考價值，要得到有效的利用，就要數(shù)字化信息，再提供給企業(yè)用戶，這個過程就是企業(yè)檔案資源共享的過程。企業(yè)能否在市場競爭中永立不敗之地與其信息化程度有著密切關(guān)系。因此，企業(yè)應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加快企業(yè)檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)資源共享，使企業(yè)檔案資源價值得到充分體現(xiàn)和發(fā)揮，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?？梢姡髽I(yè)資源共享與企業(yè)信息化密切相關(guān)，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的助推器，資源共享的實(shí)現(xiàn)能加快企業(yè)信息化建設(shè)的步伐。
（二）共享是企業(yè)檔案自身發(fā)展的需要
企業(yè)檔案管理并非只為收集和保管，這只是最基本的工作，更重要的是為了深層開發(fā)資源和共享利用資源。只有盡最大限度地共享資源，檔案信息得到充分利用，才能為社會和企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富。信息時代，要實(shí)現(xiàn)資源共享，企業(yè)應(yīng)大膽改革，傳統(tǒng)手工檔案管理方式既費(fèi)時費(fèi)力，又無法滿足用戶對信息的多樣化需求。企業(yè)應(yīng)開拓創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化，信息服務(wù)多樣化，檢索利用便捷化，盡可能地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源高度共享。
（三）共享促進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)
企業(yè)文化是一個企業(yè)經(jīng)營管理理念和形象的象征，它與企業(yè)檔案是緊密相聯(lián)密不可分的。企業(yè)只要發(fā)展其文化就不斷形成，企業(yè)文化積累到一定程度就會形成企業(yè)檔案，因此，企業(yè)文化來源于企業(yè)檔案，又高于企業(yè)檔案；企業(yè)文化可以參考企業(yè)檔案進(jìn)行建設(shè)，把企業(yè)檔案作為重要的建設(shè)依據(jù)，企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動的真實(shí)記錄，也是企業(yè)歷史的真實(shí)再現(xiàn)，承載著豐碩的歷史文化，通過企業(yè)檔案，員工可以受到企業(yè)歷史文化的熏陶教育，形成促進(jìn)企業(yè)發(fā)展強(qiáng)有力的凝聚力。因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，不僅能營造積極健康的企業(yè)文化，還能促進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)。
三、信息時代現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的策略
（一）更新觀念，提升企業(yè)全員檔案意識
要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)上下就必須更新觀念，提高檔案意識，重視檔案利用和開發(fā)，服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，體現(xiàn)檔案價值。其一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要認(rèn)識到檔案工作是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要工作，企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的真實(shí)反映，是企業(yè)形象的良好體現(xiàn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要有極強(qiáng)的檔案意識，才能制定得力的建檔措施，這是實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)。同時，企業(yè)檔案工作要與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展齊頭并進(jìn)，重視企業(yè)檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用和地位，還要賦予檔案館更多的職權(quán)和主動權(quán)，方便檔案開發(fā)和工作的開展，促進(jìn)資源共享的實(shí)現(xiàn)。另外，提升企業(yè)全員檔案意識，防止企業(yè)檔案館被兼并或撤銷，一切為檔案工作讓路，以便檔案管理人員傾心于檔案開發(fā)，加快資源共享的實(shí)現(xiàn)。
（二）加大資金投入，提升企業(yè)檔案質(zhì)量
要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，其中一個重要因素就是加大投入，提供檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。只有擁有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，再應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案的檢索利用服務(wù)才會便捷，利用率才會高。同時，要加大資源開發(fā)力度，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，豐富檔案館藏。廣開思路，多方收集聲像檔案和科技檔案，加大收藏比例，滿足企業(yè)的多樣化需求。另外，為了使檔案信息為企業(yè)提供更好的服務(wù)，必須提升企業(yè)檔案質(zhì)量。企業(yè)檔案編研便是能提升企業(yè)檔案質(zhì)量的一項(xiàng)重要途徑，不僅能編研出有針對性的優(yōu)秀成果，還能提供準(zhǔn)確的信息輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。故企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案編研工作，檔案編研只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，企業(yè)才會投入足夠的資金，才能確保這項(xiàng)周期長收效慢的工作得到有力的保證；同時，領(lǐng)導(dǎo)才會配備檔案知識水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有創(chuàng)新意識的高素質(zhì)的人才從事編研工作，從而提升企業(yè)檔案質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源的共享。
（三）構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式，加快信息資源共享
信息時代市場的競爭更加激烈，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對信息的需求，企業(yè)必須改革創(chuàng)新，構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式來適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。新模式的構(gòu)建要以投少產(chǎn)多為原則，因此，現(xiàn)代企業(yè)要構(gòu)建新模式就要拓展信息共享范圍，加強(qiáng)與其他部門的溝通交流，實(shí)現(xiàn)信息共享。這樣既能減少重復(fù)性勞動，又能增強(qiáng)企業(yè)全員的檔案意識，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。同時，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的全過程自動化管理，新模式要重視現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，依托現(xiàn)代信息技術(shù)這個先進(jìn)條件，架構(gòu)企業(yè)檔案自動化管理系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)手動管理方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案收集、整理、檢索、利用和鑒定等工作的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理，促進(jìn)信息資源開發(fā)和共享。另外，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立改變了檔案整理與鑒定工作的方式，為檔案的整理、鑒定等工作提供了便利條件，建立現(xiàn)代化檔案信息網(wǎng)絡(luò)成為開發(fā)檔案信息資源的有效途徑。所以，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式的構(gòu)建，不僅順應(yīng)了現(xiàn)代企業(yè)對信息資源的需求，還加快了企業(yè)檔案信息資源的共享。
（四）與時俱進(jìn)，提高專業(yè)素質(zhì)
企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)過硬是實(shí)現(xiàn)資源共享的一個關(guān)鍵因素。企業(yè)檔案管理的好壞，不僅要看管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要看其管理能力，這是從事檔案管理基本的標(biāo)準(zhǔn)。要干好企業(yè)檔案管理，管理員必須要有寬廣的視野，既要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又要時刻關(guān)注企業(yè)發(fā)展動態(tài)和企業(yè)項(xiàng)目的進(jìn)展現(xiàn)狀；要更新觀念，不能只為保管而保管，要積極開發(fā)和利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，提供有價值的信息服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和領(lǐng)導(dǎo)決策，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。企業(yè)檔案管理者要與時俱進(jìn)，緊跟時代步伐，適應(yīng)企業(yè)需求，加大資源收集力度，主動隨時積累和及時挖掘信息資源，積極提供有價值的各類信息，增強(qiáng)企業(yè)競爭力，使企業(yè)永立不敗之地。
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企業(yè)文化管理方案篇8
一、對企業(yè)文化建設(shè)與企業(yè)檔案的認(rèn)識和理解
企業(yè)文化是企業(yè)和企業(yè)職工在我國改革開放不斷深入的歷史環(huán)境中，在經(jīng)濟(jì)與文化一體化發(fā)展的驅(qū)動下，在決策、生產(chǎn)、管理、經(jīng)營、銷售等活動中逐漸探索和逐步形成的為全體職工普遍接受和共同遵循的價值觀念、思維方式、理想信念、行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范等。企業(yè)文化的內(nèi)容主要包括：企業(yè)的價值觀和道德觀；企業(yè)精神；企業(yè)形象。企業(yè)的價值觀和道德觀是企業(yè)文化的基石，決定企業(yè)追求的方向和目標(biāo)；企業(yè)精神是企業(yè)文化的本質(zhì)特征和核心組成，決定企業(yè)發(fā)展的成效；企業(yè)形象是企業(yè)文化的綜合反映和外在表現(xiàn)，決定企業(yè)發(fā)展的空間。總之，企業(yè)文化決定著企業(yè)在社會中生存和發(fā)展的價值和意義，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，是企業(yè)無形但又決定生命力的資產(chǎn)。企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容包括外部文化建設(shè)和內(nèi)部文化建設(shè)，外部文化建設(shè)是企業(yè)為樹立自身形象，提高社會知名度，促進(jìn)營銷開展的各種活動。企業(yè)職工是企業(yè)的核心生產(chǎn)力，企業(yè)人事檔案與企業(yè)職工的生活密切相關(guān)，是保障和維護(hù)職工社保、醫(yī)保、住房等社會保障的有效依據(jù)，做好企業(yè)人事檔案工作，有利于增強(qiáng)企業(yè)職工的主人意識，提升企業(yè)職工的責(zé)任感和使命感。因此，企業(yè)文化建設(shè)是企業(yè)的基本建設(shè)，是企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要戰(zhàn)略性措施。
企業(yè)檔案是企業(yè)在各種實(shí)踐活動中形成的以文字、圖表、照片、影音等載體形式記錄和保存的全部信息資源的總和，其主要內(nèi)容包括決策規(guī)劃、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)管理、營銷、人力資源管理、行政管理等方方面面的信息。它反映企業(yè)發(fā)展歷程，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源，是企業(yè)歷史的積存。檔案學(xué)理論闡述了檔案是一種文化，企業(yè)檔案作為檔案的一個分支，同樣具有豐富的文化內(nèi)涵，因此說，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的組成部分，作為企業(yè)重要的信息資源，檔案對企業(yè)文化建設(shè)起著后盾和保障的作用。
二、企業(yè)檔案和企業(yè)文化的關(guān)系
企業(yè)檔案和企業(yè)文化在某種層面具有相同的作用，即對于企業(yè)生存與發(fā)展的保障和推動作用。企業(yè)檔案以具體的物質(zhì)形態(tài)存在，企業(yè)文化以外在的精神昭示，二者之間有著一種內(nèi)在的必然聯(lián)系。
1.企業(yè)檔案具有企業(yè)文化因素
檔案是人類文化的原始記錄，富含歷史文化知識，是人類文明進(jìn)步的階梯。企業(yè)檔案作為檔案的一個門類，同樣具有這種文化性質(zhì)。管理也是一種文化，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時也是一種管理文化。企業(yè)檔案的文化因素從以下三個基本大類中可以反映出來：企業(yè)的規(guī)劃檔案是明確企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的決策性信息，是企業(yè)價值觀的展現(xiàn)；企業(yè)的黨群工作檔案包括思想政治工作和精神文明建設(shè)信息，是培育企業(yè)精神最基本的文化素材；企業(yè)產(chǎn)品銷售檔案中的名牌產(chǎn)品檔案是良好企業(yè)形象見證。企業(yè)經(jīng)營者越來越重視企業(yè)形象，以文化宣傳的方式推出自己的產(chǎn)品，打造名牌效應(yīng)，贏得社會認(rèn)知，增強(qiáng)市場競爭力。例如，“可口可樂”的美國文化，“?！钡母Ｎ幕?、“阿迪達(dá)斯”的運(yùn)動文化等，都從某個側(cè)面體現(xiàn)了企業(yè)檔案的文化內(nèi)涵。從這種意義上來說，企業(yè)銷售者銷售的不僅是產(chǎn)品，更是企業(yè)文化，所以說，企業(yè)文化與企業(yè)檔案是一脈相承的。
2.企業(yè)文化建設(shè)依托企業(yè)檔案
企業(yè)文化建設(shè)的實(shí)踐驗(yàn)證，企業(yè)文化是支配一切管理活動的靈魂，它的概念雖然興起于近年，但企業(yè)早已有文化內(nèi)容融入。善經(jīng)營、重質(zhì)量、講信譽(yù)、重商德，經(jīng)過由史以來的文化積淀，已經(jīng)形成了獨(dú)具特色和魅力的文化精神財(cái)富。企業(yè)檔案的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是對企業(yè)文化思想的真實(shí)記錄，是企業(yè)產(chǎn)生與發(fā)展的歷史長卷。在現(xiàn)代企業(yè)文化建設(shè)的過程中，我們不但要積累新的檔案資料，更要挖掘積淀在歷史檔案中的文化瑰寶?！罢\信為本，義利兼顧，童叟無欺、和氣生財(cái)”是我國傳統(tǒng)優(yōu)秀的企業(yè)經(jīng)營文化。一個優(yōu)秀的企業(yè)家，不僅要精通專業(yè)技術(shù)和企業(yè)管理，也要精通民族的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，注重企業(yè)的文化思想的繼承和發(fā)揚(yáng)。江西贛南卷煙廠就是在優(yōu)秀傳統(tǒng)企業(yè)文化的基礎(chǔ)上，精煉出“一絲一支、精益求精、品牌卓越、顧客滿意”的質(zhì)量方針和“生產(chǎn)圍著銷售轉(zhuǎn)、銷售圍著市場轉(zhuǎn)、一切圍著質(zhì)量轉(zhuǎn)”，“讓經(jīng)營戶得利，讓消費(fèi)者得實(shí)惠”的經(jīng)營思想等現(xiàn)代企業(yè)特有的經(jīng)營文化。企業(yè)的發(fā)展需要借鑒歷史的文化思想，企業(yè)檔案是企業(yè)文化思想的寶庫，因此說，企業(yè)文化建設(shè)依托企業(yè)檔案。
三、企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的重要作用
1.企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考
企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)發(fā)展整個歷史過程。企業(yè)文化建設(shè)必須立足于本企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，企業(yè)自身的特色不可能脫離企業(yè)的歷史發(fā)展。企業(yè)檔案可以深刻理解本企業(yè)特點(diǎn)及歷史發(fā)展的規(guī)律，對企業(yè)文化建設(shè)也有一種連續(xù)性和繼承性。企業(yè)檔案同樣記載了企業(yè)文化建設(shè)的歷史發(fā)展，為當(dāng)今企業(yè)文化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，具有較大的歷史借鑒作用。
2.企業(yè)檔案是某些企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)
一部分企業(yè)文化建設(shè)并不直接依據(jù)企業(yè)檔案，如企業(yè)參與社會公益事業(yè)、進(jìn)行與企業(yè)產(chǎn)品無直接關(guān)系的文化活動等。這些企業(yè)文化建設(shè)常常是企業(yè)根據(jù)社會、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不同而靈活采用的。但有一部分企業(yè)文化建設(shè)與企業(yè)檔案有著直接的密不可分的聯(lián)系。如反映企業(yè)發(fā)展精神的《企業(yè)發(fā)展史》，宣傳企業(yè)勞動價值觀的《勞模事跡匯編》等，離開企業(yè)檔案是無法編寫的。企業(yè)檔案記載了企業(yè)發(fā)展的歷史，為企業(yè)文化建設(shè)提供各種歷史線索，可作為某些企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)。從這種意義上說，企業(yè)檔案管理是企業(yè)文化基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一。
3.企業(yè)檔案管理本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分
企業(yè)檔案具有科學(xué)文化屬性，因而企業(yè)檔案建設(shè)就是一種企業(yè)科學(xué)文化建設(shè)。企業(yè)檔案記載了企業(yè)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，這是企業(yè)一代又一代職工勞動的結(jié)晶；企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)勞動者不可多得的寶貴精神財(cái)富；企業(yè)檔案敘述了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動者的創(chuàng)業(yè)事跡，從而匯成一種企業(yè)精神，是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的精神動力。企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)，只有管理好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn)，企業(yè)文化建設(shè)和發(fā)展才能源遠(yuǎn)流長。
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