行政公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)
行政公文是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，是人類在治理社會(huì)、管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。下面是小編精心整理的行政公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)，僅供參考，大家一起來看看吧。
行政公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)
行政公文是應(yīng)用文的重要組成部分。它應(yīng)用于國(guó)家行政機(jī)關(guān)實(shí)施行政管理，指導(dǎo)工作，規(guī)范行動(dòng)，維系國(guó)家機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)。不僅在國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)通用，而且還通用于各類企業(yè)，事業(yè)單位和群眾團(tuán)體，使用范圍非常廣泛。
第一章 公文概述
一、公文的概念
公文，即公務(wù)文書，是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務(wù)的重要工具。公文的基本含義 ， 可以從四個(gè)方面來理解：
（1） 公文形成的主體是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織。
?。?） 公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理。
?。?） 公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料 。 這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要特點(diǎn)。
?。?） 公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。
二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對(duì)公文在行使政治權(quán)力中的重要性的認(rèn)識(shí)程度。公文是統(tǒng)治階級(jí)實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級(jí)性，它從屬于一定的政治集團(tuán)并為其服務(wù)。
三、 “ 文書 ” 、 “ 文件 ” 、 “ 公文 ” 這三個(gè)概念，在機(jī)關(guān)的日?；顒?dòng)中是基本一致的。
四、公文的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在五個(gè)方面
?。?） 公文有法定的作者。
?。?） 公文有法定的權(quán)威。
（3） 公文有特定的效用。
（4） 公文有規(guī)范的體式。
?。?） 公文有規(guī)定的處理程序。
五、公文的作用主要表現(xiàn)在五個(gè)方面
（1） 領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。
（2） 行為規(guī)范作用。
?。?） 傳遞信息作用。
?。?） 公文聯(lián)系作用。
?。?） 憑證記載作用。
六、公文的分類：
?。?） 從公文的來源來劃分：對(duì)外文件、收來文件、內(nèi)部文件，
（2） 從公文的行文關(guān)系上來劃分：上行文、平行文、下行文。
?。?） 從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。
?。?） 從公文的制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。
（5） 從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文、記錄性公文。
常見的公文分類還有：
?。?） 從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。
（2） 從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件。
?。?） 從文件的發(fā)送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件。
?。?） 從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件 （ 辦件 ） 和參閱文件 （ 閱件 ） 等。
第二章 公文寫作
一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動(dòng)。公文寫作包括起草初稿、討論修改、形成送審稿的整個(gè)過程。在機(jī)關(guān)起草的實(shí)踐中，起草公文的任務(wù)可以由一人承擔(dān)，也可以由多人承擔(dān)，這主要取決于公文的重要程度和機(jī)關(guān)的文書人員隊(duì)伍條件。
二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問題，關(guān)系到黨和國(guó)家方針政策的貫徹問題，關(guān)系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面。在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。
三、公文寫作的主要特點(diǎn)表現(xiàn)在六個(gè)方面：
?。?） 被動(dòng)寫作，遵命性強(qiáng)。
?。?） 對(duì)象明確，針對(duì)性強(qiáng)。
?。?） 集思廣益，群體性強(qiáng)。
?。?） 決策之作，政策性強(qiáng)。
?。?） 急迫之作，時(shí)限性強(qiáng)。
（6） 講究格式，規(guī)范性強(qiáng)。
四、公文寫作的基本要求是：
（1） 要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。
（2） 要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。
（3） 在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)、符合語(yǔ)法邏輯。
?。?） 公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。
?。?） 要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。
五、公文寫作的一般步驟和方法是：
（1） 明確發(fā)文主旨。
?。?） 收集有關(guān)材料。
?。?） 擬出寫作提綱。
?。?） 認(rèn)真起草正文。
?。?） 反復(fù)檢查修改。
六、公文寫作人員的素質(zhì)修養(yǎng)主要體現(xiàn)在五個(gè)方面：
?。?） 政治素質(zhì)好。
?。?） 有一定的政策理論水平。
?。?） 熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況。
（4） 有較寬的知識(shí)面。
?。?） 有較好的文字功底。
七、公文寫作人員加強(qiáng)修養(yǎng)應(yīng)從三個(gè)方面著手：
（1） 完善自我，勇于創(chuàng)新。
?。?） 博覽群書，增長(zhǎng)知識(shí)。
?。?） 深入實(shí)踐，勤學(xué)苦練。
第三章 公文的體式與稿本
一、公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國(guó)以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國(guó)家曾對(duì)公文體式作過多次規(guī)定和改革，從而使公文成為黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與管理的有力工具。
二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問題，關(guān)系到黨和國(guó)家方針政策的貫徹問題，關(guān)系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面。在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。
二、公文的文體是指在公文寫作中運(yùn)用語(yǔ)言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語(yǔ)體特征。公文屬應(yīng)用文體，它除具有應(yīng)用文體的一般特點(diǎn)外，在表達(dá)方式和語(yǔ)言運(yùn)用上又有它自身的特點(diǎn)：在表達(dá)方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達(dá)方式是公文文體的主要特點(diǎn)；公文在語(yǔ)言運(yùn)用方面應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、莊重、得體。
三、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據(jù)項(xiàng)目構(gòu)成，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分?！秶?guó)家機(jī)關(guān)公文格式》將公文結(jié)構(gòu)的諸要素分為指定項(xiàng)目和選定項(xiàng)目。
四、公文的書面格式是指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式 ， 這是公文在形式上區(qū)別于一般公文的重要標(biāo)志。公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個(gè)部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、收文處理標(biāo)記、發(fā)文機(jī)關(guān)版頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人姓名等項(xiàng)；公文的行文部分包括公文標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、無(wú)正文說明、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說明等項(xiàng)；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說明、頁(yè)碼等項(xiàng)。
五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式 ， 是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設(shè)計(jì)、版面安排、字體字號(hào)、字行字距、天地頁(yè)邊、用紙規(guī)格等。
六、公文的裝訂要求：公文一律左側(cè)裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時(shí) ， 文件頁(yè)碼要折疊整齊，認(rèn)真編排，注意不可錯(cuò)頁(yè)漏頁(yè)，以保持公文的完整。
七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內(nèi)容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據(jù)使用時(shí)的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試行本、暫行本等形式，同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
第四章 公文的行文規(guī)范
一、按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個(gè)方面。
二、公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。具體地說，行文關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件授受關(guān)系。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中華人民共和國(guó)憲法》規(guī)定的。地方各級(jí)人民政府服從國(guó)務(wù)院 （ 中央人民政府 ） 是我國(guó)各級(jí)行政機(jī)關(guān)行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則。黨的各級(jí)組織的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中國(guó)共產(chǎn)黨章程》規(guī)定的。下級(jí)服從上級(jí)，全黨服從中央是黨的各級(jí)組織行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則。
三、根據(jù)機(jī)關(guān)之間的不同的行文關(guān)系，可以將機(jī)關(guān)的行文分為上行、下行和平行三個(gè)方向，并根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要分為三種行文方式：
?。?） 下行文。下行文是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求 ， 下行文可分為三種行文方式： ① 逐級(jí)下行文； ② 多級(jí)下行文； ⑧ 直達(dá)基層組織和群眾的下行文。
（2） 上行文。上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，上行文又可以分為三種行文方式： ① 逐級(jí)上行文 ， 這是上行文中最基本、最常用的一種方式； ② 多級(jí)上行文； ⑧ 越級(jí)上行文。
?。?） 平行文是指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的行文。
第五章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作 （上）
?。睢⒆h案、決定、決議、指示、意見）
一、命令，簡(jiǎn)稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。它具有權(quán)威性、指揮性和強(qiáng)制性。就行政系統(tǒng)而言，國(guó)家最高 領(lǐng)導(dǎo)人、國(guó)務(wù)院及其所屬部委、鄉(xiāng)級(jí)以上地方各級(jí)人民政府，有權(quán)發(fā)布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎(jiǎng)令。它的寫作要求是：
?。?） 必須根據(jù)憲法、法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；
（2） 要注意各類型命令寫作的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)；
?。?） 語(yǔ)言要準(zhǔn)確、凝練、莊重有力；
二、議案，是供各級(jí)人民代表大會(huì)和各級(jí)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)在開會(huì)期間審議使用的一種書面文件。它的特點(diǎn)主要有：
?。?） 行文關(guān)系及辦理程序的法定性；
?。?） 行文內(nèi)容的單一性和可行性。
三、可以提出議案的是國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)的有關(guān)機(jī)構(gòu)及人員以及人民代表。議案可分為由職能機(jī)構(gòu)提出的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有：
?。?） 提出的問題重要且已具備解決的條件；
?。?） 要注意提出的權(quán)限和時(shí)限；
?。?） 要注意行文格式和辦理程序。
四、決定，是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)主要是性質(zhì)重要、政策性強(qiáng)和有約束力。它的類型有指揮型、個(gè)案型和知照型。各類決定的寫作有相同點(diǎn)也有不同點(diǎn)。決定的標(biāo)題由決定機(jī)構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。決定的正文，三種類型的寫法略有不同。決定的文字，要準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)潔，以便于領(lǐng)會(huì)和執(zhí)行。
五、決議，是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開的會(huì)議通過的對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)有二：即表達(dá)群體意志、有權(quán)威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結(jié)果公布兩種類型。
六、指示，是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作的公文。其特點(diǎn)主要是針對(duì)性和原則性。按照指示內(nèi)容涉及的范圍，指示可分為：
（1） 涉及全局問題，帶普遍性的指示；
?。?） 涉及局部問題，帶特殊性的指示。
總的來說，指示的寫作，要以政策把握方向，內(nèi)容要明確扼要，條理要清晰。
七、意見，是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)發(fā)表的對(duì)工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。依據(jù)發(fā)表見解機(jī)構(gòu)地位的不同，其類型可包括直接指導(dǎo)型和批轉(zhuǎn)執(zhí)行型兩種類型。意見的寫作要注意內(nèi)容的政策性、原則性，對(duì)下級(jí)的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。
第六章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作 （中）
?。ü?、公報(bào)、通知）
一、公告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。通告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知牲文件。其特點(diǎn)為：發(fā)布的公開性、事項(xiàng)的重要性和操作的嚴(yán)肅性。按照其內(nèi)容的性質(zhì)可以分為兩大類； ① 涉及法定事項(xiàng)的公告、通告； ② 知照性公告、通告。公告、通告的寫作要求是： ① 符合權(quán)限，一事一告； ② 內(nèi)容明確，語(yǔ)氣莊重； ② 注意格式。
二、公報(bào)是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報(bào)的特點(diǎn)和公告接近，也具有內(nèi)容的公開性和重要性。發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性。常用的公報(bào)類型有： ① 會(huì)議公報(bào)； ② 統(tǒng)計(jì)公報(bào)； ② 外交公報(bào)。不同類型的公報(bào)，寫作時(shí)要注意的側(cè)重點(diǎn)有所不同： ① 會(huì)議公報(bào)因發(fā)布目的的不同而有不同的寫法。 ② 統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國(guó)家各級(jí)統(tǒng)計(jì)部門或國(guó)家指定的機(jī)構(gòu)發(fā)布，任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國(guó)性、地區(qū)性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。 ② 外交公報(bào)涉及對(duì)外關(guān)系，其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。
三、通知是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。根據(jù)適用范圍的不同，通知主要可分為六大類：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務(wù)性通知。通知適用面廣，不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異，寫作時(shí)要注意不同類型通知的不同特點(diǎn)。
第七章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作 （下）
?。▓?bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、條例規(guī)定）
一、報(bào)告，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。報(bào)告的主要特點(diǎn)是重陳述和有主見。報(bào)告的類型：按照內(nèi)容涉及的范圍，報(bào)告可分為綜合報(bào)告和專題報(bào)告。按照行文的目的的不同，可將報(bào)告分為呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。報(bào)告的寫作要求： ① 陳述事實(shí)要清楚扼要； ② 表述觀點(diǎn)要精練清晰； ⑨ 語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔樸實(shí)。
二、請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請(qǐng)性公文。請(qǐng)示的特點(diǎn)有超前性、說明性和單一性，請(qǐng)示的類型：根據(jù)行文目的的不同，請(qǐng)示可分為三大類：請(qǐng)求批準(zhǔn)類、請(qǐng)求幫助類，請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類。請(qǐng)示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點(diǎn)： ① 要遵守行文規(guī)則； ② 理由要充分，要求要合理， ⑧ 格式要正確，語(yǔ)言要得體。
三、批復(fù)，是答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的指示性公文。批復(fù)的主要特點(diǎn)有針對(duì)性和指導(dǎo)性。批復(fù)的類型：針對(duì)請(qǐng)示的內(nèi)容主要是請(qǐng)求批準(zhǔn)和請(qǐng)求幫助兩方面，批復(fù)也可以分為兩類：表態(tài)性批復(fù)和指示性批復(fù)。批復(fù)寫作要注意這樣三點(diǎn)： ① 要先回應(yīng)后批復(fù)： ⑦ 態(tài)度要鮮明，措辭要明確； ⑧ 要及時(shí)批復(fù)。
四、函，是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。函的特點(diǎn)主要有二： ① 形式靈活，適應(yīng)性強(qiáng)； ② 務(wù)實(shí)性強(qiáng)。函的類型：根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，函大體可分為四類 ： 商洽函、問復(fù)函、請(qǐng)準(zhǔn)函和知照函。函的寫作總的來說，要注意：一事一 “ 函 ” ，直陳其事，語(yǔ)言要平實(shí)、親切，自然。
五、會(huì)議紀(jì)要，是記載會(huì)議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文體。會(huì)議紀(jì)要的主要特點(diǎn)包括紀(jì)要性、約束性、知照性。根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)和擬寫會(huì)議紀(jì)要的目的，把會(huì)議紀(jì)要分為三大類：決議性會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要和研討性會(huì)議紀(jì)要。
會(huì)議紀(jì)要的寫作：
（1） 會(huì)議紀(jì)要一般是在會(huì)議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。
?。?） 會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是 “ 會(huì)議名稱加文種 ” ，但中間可省去“會(huì)議”二字，也有的會(huì)議紀(jì)要，多半是研討性會(huì)議紀(jì)要。可以用正副標(biāo)題的形式。
?。?） 會(huì)議紀(jì)要的正文一般分為會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容、結(jié)束語(yǔ)三部分。
?。?） 會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持機(jī)關(guān)撰寫 ， 可以在最后署機(jī)關(guān)名稱和撰寫日期，也可以只在正文中寫出主持機(jī)關(guān)，不另外署名。
六、條例、規(guī)定：條例是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)性公文。條例的類型：根據(jù)發(fā)布條例的機(jī)關(guān)的不同，條例可分為三類： ① 黨的中央機(jī)關(guān)制定的條例； ② 國(guó)家行政機(jī)關(guān)制定的條例； ③ 地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例。規(guī)定，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類型：根據(jù)發(fā)布機(jī)構(gòu)和實(shí)際作用的不同，規(guī)定分為三種類型； ① 黨內(nèi)規(guī)定； ② 法規(guī)性規(guī)定； ③ 一般性規(guī)定?？蓪l例和規(guī)定的寫作要點(diǎn)綜合為以下四點(diǎn)： ① 草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則； ② 起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理，同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意與其他有關(guān)法規(guī)的銜接和協(xié)調(diào)； ③ 條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見的有 “ 章條式 ” 和 “ 條款式 ” 兩種寫法。
第八章 機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作 （ 上 ）
?。ㄒ?guī)章類、計(jì)劃類、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告）
一、規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)、規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及各類組織機(jī)構(gòu)。規(guī)章類文書包括條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等等文種。規(guī)章類文書的特點(diǎn)：內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強(qiáng)制性和制定的程序性。不同的規(guī)章類文書的寫作要求存在一定的差別。
1 、辦法的內(nèi)容較多的用 “ 章條式 ” ，一般常見的是 “ 條款式 ” 。辦法的內(nèi)容，應(yīng)具體、周全、便于操作。
2 、實(shí)施細(xì)則的寫法一般也是 “ 章條式 ” 或 “ 條款式 ”， 但其第一條必須說明是哪個(gè)法律或法規(guī)的實(shí)施細(xì)則。
3 、章程是一定的組織機(jī)構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。章程的形式也是 “ 章條式 ” 和 “ 條款式 ” 兩種。政黨、較大的社會(huì)團(tuán)體的章程多為 “ 章條式 ” ，機(jī)構(gòu)較小、涉及事務(wù)不多的章程，可用 “ 條款式 ” 。
4 、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則，要求內(nèi)容簡(jiǎn)短、精練、易記。
二、計(jì)劃類文書的作用：下情上達(dá)、上情下達(dá)、統(tǒng)一自身步調(diào)。計(jì)劃類文書的特點(diǎn) ： 目標(biāo)的前瞻性、操作的預(yù)想性。計(jì)劃類文書的類型：規(guī)劃類、計(jì)劃類、安排類。計(jì)劃類文書的寫作要求 ： 分析情況要認(rèn)真細(xì)致、確定目標(biāo)要實(shí)事求是、措施要切實(shí)可行、條目要分明、語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔。
三、總結(jié)是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對(duì)已做工作進(jìn)行概括及評(píng)估的文書?？偨Y(jié)的主要作用：下情上達(dá)、提高自身。總結(jié)的特點(diǎn)：回顧性、經(jīng)驗(yàn)性?？偨Y(jié)的寫作要求：回顧工作情況要實(shí)事求是、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要面向未來、綱目要清晰、文風(fēng)要平實(shí)。
四、調(diào)查報(bào)告是針對(duì)現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重大的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報(bào)告。調(diào)查報(bào)告的作用：提供真實(shí)的社會(huì)情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)。調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：針對(duì)性強(qiáng)、紀(jì)實(shí)性強(qiáng)。調(diào)查報(bào)告的寫作應(yīng)注意 ： 深入細(xì)致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報(bào)告的前提。
第九章 機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作 （下）
（講話類、記錄類、簡(jiǎn)報(bào)、建議類）
一、講話類文書就是人們?cè)诟鞣N特定場(chǎng)合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類文稿的總稱。根據(jù)講話的場(chǎng)合及主旨的不同，講話類文書可以分為三種類型： ① 講話稿； ② 開幕詞、閉幕詞； ⑧ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點(diǎn)；口頭性、直接性、針對(duì)性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結(jié)尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結(jié)尾。講話類文書的寫作要求：主題要鮮明、集中；材料要真實(shí)、新穎；布局要清晰、緊湊；語(yǔ)言要明白、生動(dòng)。
二、記錄類文書是指如實(shí)記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。記錄類文書包括會(huì)議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點(diǎn)：內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性、材料的直接性、語(yǔ)言的實(shí)錄性。會(huì)議記錄一般包括會(huì)議組織情況、會(huì)議的議題和議程、會(huì)議的進(jìn)程和內(nèi)容、必要的手續(xù)。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時(shí)間以及辦理結(jié)果等項(xiàng)。大事記是按年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求：要記錄 “ 大 ” 事、記錄要客觀真實(shí)、要言簡(jiǎn)意賅。
三、簡(jiǎn)報(bào)就是簡(jiǎn)明扼要的書面報(bào)告。按內(nèi)容分，簡(jiǎn)報(bào)包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和工作簡(jiǎn)報(bào)。簡(jiǎn)報(bào)類文書的特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新。筒報(bào)類文書一般都由報(bào)頭、主體、報(bào)尾組成。簡(jiǎn)報(bào)類文書的寫作要求：內(nèi)容要真實(shí)、確鑿；篇幅要短小；針對(duì)性、指導(dǎo)性要強(qiáng)。
四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點(diǎn)：建議性、說理性、委婉性、提案是指提請(qǐng)機(jī)關(guān)或一定組織的會(huì)議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級(jí)政協(xié)會(huì)議和職工代表大會(huì)中使用。提案的寫作格式一般包括標(biāo)題、案由、提案人、理由、辦法、日期。提案的寫作要求：熟悉同提案有關(guān)的情況、注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。建議是組織、單位或個(gè)人對(duì)某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動(dòng)或某方面的問題提出建議性的意見、建議時(shí)使用的文書。建議的篇章結(jié)構(gòu) ： 是由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。
建議的寫作要求：把握分寸要適度、所列內(nèi)容要具體、表達(dá)語(yǔ)言要精練。
第十章 公文處理工作
一、在機(jī)關(guān)秘書部門的工作活動(dòng)中，公文處理工作是一項(xiàng)最主要、最大量、也是最重要的日常工作。公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié) ， 構(gòu)成機(jī)關(guān)信息運(yùn)轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。公文處理工作具有政治性、時(shí)限性、機(jī)要性和規(guī)范性的特點(diǎn)。
二、公文處理工作是機(jī)關(guān)工作的一個(gè)重要組成部分 ， 在機(jī)關(guān)工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區(qū)別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對(duì)機(jī)關(guān)工作所發(fā)揮的作用，這種作用主要表現(xiàn)為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務(wù)是：科學(xué)地組織機(jī)關(guān)的文書工作，有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文。正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，公文處理工作的組織，包括組織機(jī)構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個(gè)方面。
三、就一個(gè)機(jī)關(guān)而言，它的公文處理工作不像機(jī)關(guān)的人事、財(cái)務(wù)等職能部門一樣，設(shè)立某一機(jī)構(gòu)負(fù)起全部的責(zé)任，或者各機(jī)構(gòu)自上而下地形成一個(gè)垂直領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)立體系，各機(jī)關(guān)公文處理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，要視機(jī)關(guān)規(guī)模的大小、工作任務(wù)的繁簡(jiǎn)、公文數(shù)量的多少而定。
四、公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系可以從以下幾個(gè)方面分析 ；1） 從全國(guó)來說，由中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。 （2） 從一個(gè)機(jī)關(guān)來說，它的公文處理工作是由本機(jī)關(guān)的秘書長(zhǎng)或辦公廳 （ 室 ） 主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的。 （3） 從上下級(jí)的關(guān)系來說，上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳 （ 室 ） 負(fù)有責(zé)任對(duì)其下屬的機(jī)關(guān)，單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 （4） 機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)機(jī)關(guān)的文書工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。
五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型；集中形式和分工形式。一個(gè)機(jī)關(guān)究竟應(yīng)當(dāng)采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結(jié)合考慮以下幾種情況：
（1） 機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。
?。?） 機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。
?。?） 機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。
?。?） 機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。
（5） 機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書工作人員的配備，等等。
六、公文處理工作的具體要求可以概括為 ： ① 準(zhǔn)確周密，確保質(zhì)量 ； ② 及時(shí)迅速 ， 注重時(shí)效； ⑧ 保守機(jī)密，安全可靠 ； ④ 集中統(tǒng)一，加強(qiáng)管理； ⑤ 實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)； ⑥ 精簡(jiǎn)文件 ， 提高效率。
第十一章 公文辦理程序
一、公文辦理程序就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個(gè)部分。
二、收文 ， 是指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。主要有：簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。
公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。它是收文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責(zé)。
公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號(hào)和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。
公文的分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)準(zhǔn)確地將收來的文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。
公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)和許多部門閱知時(shí)，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。
公文的擬辦是指對(duì)來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。
公文的批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。
公文的承辦，這一環(huán)節(jié)，既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始。它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)工作的效率。
公文的催辦是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦工作一般有對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況。
查辦是指文書工作人雖協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí) ， 以及對(duì)某些問題進(jìn)行查處 ， 解決的一項(xiàng)承辦性工作。
公文的注辦是對(duì)公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡(jiǎn)要說明。
三、發(fā)文，是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)本機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料 ， 包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理，就是指公文從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)行過程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對(duì)；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。公文擬稿是發(fā)文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是整個(gè)公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對(duì)公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。它也是公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿最后審批。它是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。公文的繕印是對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。公文的校對(duì)是對(duì)文件質(zhì)量的最后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。發(fā)文的登記，其作用與收文登記一樣。
第十二章 公文立卷工作
一、公文立卷，是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法，也是機(jī)關(guān)公文處理工作的重要內(nèi)容。
二、案卷，是指有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯(lián)系。
三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度，正確選擇立卷的地點(diǎn)和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個(gè)問題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。
四、公文立卷的原則可表述為 ，“ 保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值 ， 便于保管和利用 ” 。根據(jù)這一原則對(duì)公文立卷工作提出了 “ 保持文件間的歷史聯(lián)系 ” 、 “ 區(qū)分保存價(jià)值 ” 、 “ 便于保管和利用 ” 三個(gè)方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學(xué)地選用公文中的某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學(xué)地選用文件特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)的問題。根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時(shí)間、文種、作者、地區(qū)和通訊者可作為公文立卷的基本特征。
五、公文立卷的準(zhǔn)備工作包括事先編制好立卷類目、堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作兩方面的內(nèi)容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目?jī)煞N。在編制或者修訂立卷類目時(shí)，必須堅(jiān)持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時(shí)還必須做好平時(shí)立卷工作。所謂平時(shí)立卷工作是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。
第十三章 案卷整理與歸檔
一、案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項(xiàng)內(nèi)容。
二、案卷的組合，簡(jiǎn)稱組卷，是指機(jī)關(guān)文書部門在年終或第二年上半年對(duì)歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號(hào)以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是整個(gè)公文立卷工作中的一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。
三、調(diào)整定卷，是指在平時(shí)立卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。年終進(jìn)行調(diào)整定卷是機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一項(xiàng)非常重要的工作。
四、卷內(nèi)文件排列和編號(hào)，卷內(nèi)文件排列是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個(gè)固定的位置。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào)，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。
五、擬寫案卷標(biāo)題，案卷標(biāo)題，也稱案卷題名，是對(duì)卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。它是案卷封面上最重要的項(xiàng)目，也是以后編制檔案工作的主要依據(jù)，擬寫案卷標(biāo)題是文書工作人員、檔案管理人員的一項(xiàng)基本功。
六、編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號(hào)等一系列工作。這些工作的完成標(biāo)志著整個(gè)公文立卷工作的基本完成。
七、案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號(hào)的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄，備考表和案卷封皮等工作。它是進(jìn)行手工檢索的基本條件 ， 也是實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索與儲(chǔ)存的基礎(chǔ)性工作。案卷的裝訂 ， 是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和散失，便于保管和利用。
八、案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號(hào)，是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個(gè)年度、一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號(hào)，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)。
九、案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應(yīng)根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機(jī)關(guān)檔案室移交。至此，標(biāo)志著整個(gè)公文立卷工作的完結(jié)，文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊(cè)，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機(jī)關(guān)檔案室交接案卷的依據(jù)和憑證。案卷目錄的項(xiàng)目有：“案卷號(hào)、案卷題名 ， 頁(yè)數(shù)、保管期限、備注”等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進(jìn)行的一項(xiàng)重要工作，主要有文號(hào)索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為 “ 歸檔 ” 。文書案卷的歸檔，既能保證本機(jī)關(guān)的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國(guó)家積累檔案財(cái)富。
行政公文寫作技巧
1、開頭
開頭是公文正文部分的起點(diǎn)和入筆處。又稱導(dǎo)語(yǔ)，用以喚起讀者注意，引導(dǎo)閱好的開頭，不僅是全文思路展開的關(guān)鍵，而且能顯示出事物發(fā)展的內(nèi)在脈絡(luò)，為全劃下“基調(diào)”開頭寫好了，能突出主旨，把讀者緊緊抓住，又可以對(duì)下文的展示起“向”的作用。開頭要開門見山，一般都用直敘形式。公文的導(dǎo)語(yǔ)中要表達(dá)的主要內(nèi)容是：發(fā)這個(gè)公文的目的，公文所針對(duì)的實(shí)際情況，制發(fā)該公文的重要性和必要性，公文所要解決的問題，公文的指導(dǎo)思想或主要內(nèi)容。
2、公文結(jié)尾
公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語(yǔ)，用以維護(hù)公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準(zhǔn)確而有效地處理公文奠定基礎(chǔ)，同時(shí)，也防止在正文之后被添加偽造。
3、層次和段落
?。?）、層次
公文層次，是公文思想內(nèi)容展開的次序，是公文中表達(dá)思想內(nèi)容的“意義單元的“邏輯環(huán)節(jié)”。它是事物發(fā)展的各個(gè)方面，以及寫作主體認(rèn)識(shí)事物、構(gòu)思公文的思路進(jìn)程在公文中的反映。公文層次在思想內(nèi)容上有其相對(duì)獨(dú)立性，公文內(nèi)容的展開順序中又有一定的穩(wěn)定性，在前后層次的聯(lián)系上還有內(nèi)在的邏輯性。因此，在安排公文層次時(shí)要根據(jù)事物的發(fā)展過程、思維活動(dòng)的進(jìn)程和表現(xiàn)主旨的順序，著眼于事物的內(nèi)部聯(lián)系。這樣，寫作主體才能清楚地宣事明理、表情達(dá)意，才能收到層次清楚、段落分明的效果，讀者才能清晰明確地理解思想內(nèi)容。篇章較長(zhǎng)的公文層次往往采用總分、并列、遞進(jìn)、因果和連貫等方式
?。?）段落
段落，通常指“自然段”，是構(gòu)成篇章的基本單位，是思路展開的具體步驟，是表達(dá)思想內(nèi)容時(shí)由于問歇、轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)所造成的文字停頓。段落能夠使行文條理，使層次之問的意思承接得更緊密、更自然，幫助讀者更好地理解公文的思想內(nèi)容。
4、公文格式
公文寫作與其他文體寫作的最大區(qū)別，就在于公文格式的規(guī)范性。這種規(guī)范性，既體現(xiàn)在公文的內(nèi)容上，也體現(xiàn)在公文處理的程式化、程序化和文面構(gòu)成的相對(duì)固定化上我們這里所說的公文的格式，主要是指公文的文面要求。公文格式，指的是公文外在表現(xiàn)形式的各個(gè)組成部分及其各自的位置，也包括公文的用紙、留空等。
5、主題詞標(biāo)引
?。?）、主題詞的基本特征：
?、袤w現(xiàn)公文內(nèi)容特征和歸屬類別如國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知一文的主題詞是“文秘工作、公文、辦法”其中“公文”高度概括了全文的內(nèi)容特征，“文秘工作”點(diǎn)明了此文屬于文秘工作類，“辦法”則顯示出公文文種。主題詞的這一最本質(zhì)屬性，不但能使一份份公文區(qū)別開來，而且具有某些立卷特征，便于立卷歸檔。
?、诰哂兄黝}性和技術(shù)性的特征。主題詞既要表現(xiàn)公文主題的核心內(nèi)容，但又不全是為了表現(xiàn)公文主題而確立，其作用主要是為了便于公文信息在計(jì)算機(jī)中輸入、儲(chǔ)存和檢索。這就使它具有了主題性、技術(shù)性兩重性的特征。
?、劬哂泻?jiǎn)明性的特征。主題詞一般由3～5個(gè)能夠確切表達(dá)公文主題內(nèi)容的名詞或名詞性詞組構(gòu)成，（詞組）與詞（詞組）之間空一格位置，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，比公文標(biāo)題還要簡(jiǎn)練，具有間明性。
?。?）、主題詞的標(biāo)引依據(jù)
（3）、主題詞的標(biāo)引程序和方法
6、公文語(yǔ)言與修辭
?。?）、公文語(yǔ)言的特點(diǎn)
?。?）、公文語(yǔ)言的表述方式
（3）、公文的修辭格
?。?）公文特殊詞語(yǔ)的應(yīng)用
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