一、公司文秘的內(nèi)涵
公司文秘的涵義就是協(xié)助公司特別是領(lǐng)導(dǎo)工作的人員，是公司領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是協(xié)助處理日常事務(wù)，并為決策及實施服務(wù)的人員。公司文秘這個職位在企業(yè)組織架構(gòu)中處于一個比較特殊的地位。它是公司領(lǐng)導(dǎo)與公司內(nèi)外溝通或信息傳遞的重要環(huán)節(jié)，起著承上啟下，疏通協(xié)調(diào)的作用。
二、公司文秘的特征
第一，綜合性。公司文秘工作所涉及的范圍和內(nèi)容十分廣泛，具有很強(qiáng)的綜合性。公司文秘必須有全局觀念，學(xué)會從領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察、分析和處理問題，提出參謀建議；必須具有較強(qiáng)的綜合概括能力和綜合協(xié)調(diào)能力，才能做好文秘工作。
第二，保密性。就公司而言，在保密性方面，公司文秘在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，比其他類型的企業(yè)文秘更容易接觸到各種級別的資料文件，掌握很多重要情報資料，也更容易成為企業(yè)之間、競爭對手之間各種間諜活動的對象。因此，在日常工作中，對公司文秘保密的要求也更高，公司文秘應(yīng)當(dāng)時刻都保持高度的安全保密意識。
二、公司文秘職業(yè)道德和信息搜集的現(xiàn)狀分析
第一，職業(yè)道德的現(xiàn)狀。公司文秘的思想品質(zhì)問題，關(guān)系到工作中如何處理事務(wù)，是否能夠按照黨的方針、路線、政策辦事，同時也反映了文秘的黨性修養(yǎng)、自身素質(zhì)的高低。不可否認(rèn)，公司的文秘從業(yè)人員在對公司的發(fā)展中做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)，但通過很多案例清楚地看到，有為數(shù)不少的公司文秘們經(jīng)受不住腐敗與反腐敗斗爭的考驗，墮入泥潭而不能自拔，甚至成為犯罪的幫兇、主謀。因此，公司的文秘職業(yè)道德需要不斷加強(qiáng)。
第二，信息搜集及歸納的現(xiàn)狀。具備較強(qiáng)的信息意識是文秘人員提高工作效率的重要保證。文秘人員要能在每天接觸的各種材料中收集、歸納出最有用的信息并將其提供給領(lǐng)導(dǎo)，就需要具備敏銳的洞察力，而敏銳的洞察力又是以豐富的知識為基礎(chǔ)的。而目前來說，公司的文秘由于規(guī)章制度以及職業(yè)道德等方面的影響，對信息搜集認(rèn)識不足，造成了很大的問題。
第三，存在的問題。在缺乏制度賦予的權(quán)力的情況下，公司文秘的工作環(huán)境往往取決于大股東的意志及態(tài)度，從而造成公司文秘職業(yè)道德經(jīng)常性出現(xiàn)問題。公司文秘所從事的溝通、協(xié)調(diào)以及平衡各方利益的工作常讓公司文秘“兩面受氣”。在衡量控股股東及社會公眾股東之間的利益時，公司文秘極易成為由控股股東控制的董事會的附庸，很難起到維護(hù)中小股東利益的作用。
三、加強(qiáng)公司文秘職業(yè)道德和信息搜集及歸納的途徑
第一，加強(qiáng)文秘自我約束和管理。確立正確的文秘價值觀。文秘價值觀是文秘倫理的核心，是文秘人員賴以擔(dān)當(dāng)文秘角色、從事文秘工作的思想基礎(chǔ)和道德基礎(chǔ)，也是文秘人員的人生觀、社會觀、行為觀和職業(yè)道德觀的反映。只有建立正確的文秘價值觀，文秘才能正確地把握文秘角色，最大限度地發(fā)揮文秘人員整體的社會功能和個體的社會作用。正確的文秘價值觀是以配角為榮耀，以服從為天職。
第二，明確權(quán)責(zé)，建立獎懲機(jī)制。明確職責(zé)，建立獎懲機(jī)制，不僅是對領(lǐng)導(dǎo)干部而言，而且對于文秘也同樣需要考核。首先要有一套監(jiān)督制約措施，建立對文秘的考廉機(jī)制，定期對文秘的廉政情況進(jìn)行考核。
同時，也要建立激勵機(jī)制。激勵可以通過給予高額薪金、發(fā)放獎金等方式進(jìn)行，還可以通過更為靈活有效的員工持股計劃和高級管理人員期權(quán)計劃制度來實現(xiàn)。持股計劃將有效提高員工的主人翁意識，增強(qiáng)員工對公司的歸屬感，提高員工的責(zé)任心和持續(xù)的工作熱情。并將經(jīng)營者的利益與公司股東利益更緊密地掛鉤，實現(xiàn)公司的可持續(xù)發(fā)展。在我國，還可以在公司內(nèi)部樹立企業(yè)文化意識，培養(yǎng)文秘的集體榮譽(yù)感，運(yùn)用精神獎勵，成就感和社會地位的提升作為對公司優(yōu)秀員工的激勵辦法。激勵措施的多元化和合理的搭配使用必將促進(jìn)文秘人員不斷開拓業(yè)務(wù)，進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新，為公司獲得創(chuàng)新壟斷利潤。
第三，加強(qiáng)職業(yè)道德教育和法制教育。必須樹立正確的職業(yè)道德觀念。從具體的文秘出現(xiàn)的問題來看，都是在長期的活動中由最初產(chǎn)生不道德心理、實施不道德行為開始，逐漸發(fā)展演化，到最后產(chǎn)生犯罪心理、實施犯罪行為；因此，這就需要大力加強(qiáng)行業(yè)的職業(yè)道德教育，大力加強(qiáng)各行業(yè)的自律組織的組織建設(shè)和規(guī)劃建設(shè)，從而使每一個行業(yè)文秘都能夠具有正確的職業(yè)道德觀念。
法制觀念，是指法律知識、法律觀點以及法律信念?，F(xiàn)代市場運(yùn)行的基礎(chǔ)，就是健全的法律規(guī)范。這就要求行業(yè)人員在進(jìn)行活動時必須擁有完備的法律知識以及健全的法律觀念。因此，要大力開展法制特別是刑事法制的教育活動，使公司文秘都能夠樹立正確的法制觀念，特別是刑事法制觀念，從而自覺地抵御違法犯罪行為的發(fā)生。
第四，掌握知識，培育資料收集和處理能力。文秘的重要責(zé)任就是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者在正確決策并有效執(zhí)行方面提供參謀服務(wù)，而為了能提供科學(xué)優(yōu)質(zhì)的參謀服務(wù)，就要求努力提高信息調(diào)研水平，切實做好信息收集及分析工作。因此，按照企業(yè)既定業(yè)務(wù)目標(biāo)和長遠(yuǎn)目標(biāo)，對大量的企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和分析，揭示隱藏的、未知的或驗證已知的規(guī)律性，則成為企業(yè)運(yùn)用商業(yè)信息至關(guān)重要的第一步。搜集信息要有預(yù)見性、廣泛性、多樣性。
（作者單位：中鐵二局頃北項目部）
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