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Office辦公文秘使用技巧

時間：2024-07-17 08:09:53 47

Office辦公文秘使用技巧

　　辦公自動化已經(jīng)成為現(xiàn)在文秘最普遍的工作之一，下面給大家介紹Office辦公文秘使用技巧，歡迎閱讀!

　　Office辦公文秘使用技巧

　　數(shù)字格式批量轉(zhuǎn)換

　　在完成一篇報告后，才發(fā)現(xiàn)其中最有說服力的數(shù)字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數(shù)字達到醒目的效果，可以為它們設(shè)置一些特殊格式。按下“Ctrl+H”組合鍵調(diào)出查找和替換對話框，將光標定位在“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“高級”展開對話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數(shù) 字”，這時“查找內(nèi)容”中會自動顯示為“^#”。將光標定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內(nèi)容”，將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數(shù)字設(shè)置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數(shù)字都改變的。

　　查找對話框中的快捷鍵

　　執(zhí)行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，會發(fā)現(xiàn)對話框中的許多項目之后都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開高級選項，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位這三個選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話框)。

　　另外，在office2003中進行查找/替換時，我們經(jīng)常會在不關(guān)閉查找/替換對話框的情況下，切換到正文中進行修改，然后再回到查找/替換對話框中繼續(xù)操作，一般都是通過鼠標點擊進行切換，其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。

　　在最后一次搜索結(jié)果中快速瀏覽

　　當你搜索完畢，退出查找對話框后，如果想回過頭看看剛才的搜索結(jié)果，這時不用再打開查找對話框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的'搜索結(jié)果中快速瀏覽了。

　　高亮顯示所有搜索出來的結(jié)果

　　為了讓搜索出來的結(jié)果更醒目，可以讓搜索的結(jié)果內(nèi)容高亮顯示出來。操作很簡單：在查找對話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。

　　替換時巧妙保留書簽

　　假設(shè)在word中有這么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號括起來的部分表示定義了書簽，括號是為了讓大家看的清楚，真實文本中并沒有出現(xiàn)。如果在進行替換操作時，將兩個人物名稱換成了其它人名，那么書簽也會隨之丟失。大家在定義書簽時，將人名前后的空格都包括進來，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

　　使用圖片替換文本

　　有時我們可能想用圖片來替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱，可通過下面的步驟來實現(xiàn)：

　　第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統(tǒng)的剪貼板中。

　　第二步：按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號，下同)。

　　第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字，就都會成圖片了。

　　快速找出word中的域

　　為了增加互動性，有些人會在word中插入大量的域，數(shù)量一多，可能連作者自己都記不清了?？梢酝ㄟ^查找功能，快速瀏覽這些域代碼。

　　第一步：確定域代碼為打開狀態(tài)，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。

　　第二步：按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“^d”或者“^19”，然后連續(xù)按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。

　　巧用替換批量設(shè)置文檔格式

　　在一些文章中，尤其是一些學術(shù)論文，會大量出現(xiàn)一些同樣的術(shù)語或關(guān)鍵詞，如果想讓這些術(shù)語或關(guān)鍵詞有一個統(tǒng)一的格式，不用一個一個設(shè)置，用替換功能很快就能完成。

　　第一步：找到要設(shè)置格式的第一個術(shù)語或關(guān)鍵詞(如：“虛擬現(xiàn)實”)，設(shè)置它的大小、字體、顏色等格式。選中設(shè)置好的術(shù)語，按“Ctrl+C”鍵將它復制到剪切板上。